Weles3 — opinie, KSeF i limity

Czym jest Weles3 i dla kogo powstał?

Weles3 to program do księgowości wspólnot mieszkaniowych. Jest przeznaczony dla zarządców, administratorów i firm obsługujących wspólnoty.¹ Korzystają z niego także księgowi zajmujący się naliczeniami, dokumentami i rozliczeniami nieruchomości.^1,2
Art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali zobowiązuje zarząd lub zarządcę do prowadzenia ewidencji kosztów, zaliczek i innych rozliczeń nieruchomości wspólnej.³

Weles3 jest kierowany do niewielkich wspólnot i dużych firm zarządzających wieloma nieruchomościami.² Oferta obejmuje również spółdzielnie mieszkaniowe i podmioty obsługujące nieruchomości komercyjne.⁴
ToMojDom.pl służy właścicielom lokali, a odrębny Weles3.pro pomaga zarządcom i administratorom prowadzić zadania.^1,5 Regulamin wskazuje trzy rodzaje obsługiwanych podmiotów: wspólnoty, spółdzielnie i budynki komercyjne; dopuszcza też inne podmioty.⁶

• Wdrożenia Weles3: w pierwszym półroczu 2026 r. odnotowano 41 wdrożeń w organizacjach zarządzających nieruchomościami. To wynik z tego okresu, nie łączna liczba klientów produktu.⁷

Weles3 odpowiada organizacjom, które prowadzą księgowość nieruchomości i rozdzielają potrzeby poszczególnych użytkowników. Oferta opisuje cztery role. Zarządcy, administratorzy i księgowi korzystają z Weles3, a właściciele lokali – z portalu ToMojDom.¹

Funkcje Weles3

Weles3 łączy naliczenia i rozrachunki właścicieli z księgowaniem dokumentów. Pozwala też przygotować sprawozdania finansowe.^4,8
Program automatycznie wylicza i księguje korekty, a OCR podpowiada dekretację skanów faktur. To odrębne czynności.^2,8

Jak Weles3 automatyzuje naliczenia, rozrachunki i księgowanie dokumentów?

• Naliczenia w Weles3 korzystają z reguł ogólnych albo indywidualnych. Program automatycznie wylicza i księguje korekty oraz rozliczenia.⁸
• Rozrachunki właścicieli w Weles3 obejmują zaliczki, opłaty i odsetki. Można je prowadzić także na podkontach księgowych, służących do szczegółowej ewidencji.^4,9,10
• Rozliczenia nieruchomości w Weles3 dotyczą mediów, opłat czynszowych, energii elektrycznej i gazu. Obejmują część wspólną i poszczególne lokale.⁴
• Dokumenty sprzedażowe w Weles3 to faktury i dokumenty obciążeniowe. Program księguje również faktury na podstawie skanów.^4,9,11
• Elektroniczny obieg dokumentów w Weles3 archiwizuje zaksięgowane pliki i przypisuje je do nieruchomości. Dokumenty kosztowe powiązane ze skanami można edytować lub usuwać.^2,12
• OCR w Weles3 analizuje skany faktur oraz podpowiada dekretacje, konta księgowe i przypisania dokumentów. Dekretacja to przyporządkowanie dokumentu do odpowiednich kont.²
• Wyciągi bankowe w Weles3 można importować i księgować z plików albo bezpośrednio z kont bankowych. Program obsługuje też płatności masowe.²

Weles3 przygotowuje bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdania finansowe.⁴ Raporty, analizy i zestawienia można wyeksportować do pliku CSV.^1,4
Art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości wymienia trzy podstawowe części sprawozdania finansowego: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową.¹³

Ile kosztuje Weles3?

Weles3 nalicza opłatę za licencję zarządcy według liczby lokali. Licencja wspólnoty jest rozliczana oddzielnie od abonamentu zarządcy.¹⁴ Oferta obejmuje też opłatę instalacyjną, osobny program Weles3.pro i dedykowaną usługę księgową.¹⁴
Licencja Weles3 dla zarządcy wspólnot kosztuje 1,60 zł netto za lokal miesięcznie.¹⁴

Plany i abonamenty

Weles3 stosuje minimalną podstawę naliczania abonamentu zarządcy. Przy mniejszym zasobie opłata nadal wynika z progu określonego w cenniku, a przy większym stawkę ustala się indywidualnie.¹⁴ Lokale objęte licencją wspólnoty nie powiększają podstawy abonamentu zarządcy.¹⁴
Jeśli zarządca obsługuje mniej niż 200 lokali, abonament nalicza się od 200 lokali.¹⁴

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Weles3 wiąże się z opłatą instalacyjną. Wycena obiektów komercyjnych i usług księgowych zależy od zakresu obsługi.¹⁴ Tabela zestawia stawki licencji, programu do zadań, instalacji i księgowości oraz zasady ich naliczania.
Instalacja kosztuje od 250 do 500 zł jednorazowo za nieruchomość.¹⁴

Dane w tabeli: 14,15

Przy stawce licencji Weles3 cennik nie określa okresu rozliczeniowego ani tego, czy kwota jest netto, czy brutto.¹⁴ Całkowity koszt zależy od podstawy naliczania licencji i wybranych usług. Na cenę księgowości wpływają także wielkość, złożoność i liczba obsługiwanych nieruchomości. Po okresie bezpłatnym za Weles3.pro obowiązuje stawka z tabeli.¹⁴
Producent podaje orientacyjną cenę podstawowej usługi księgowej: 199 zł netto miesięcznie dla nieruchomości z 10 lokalami.¹⁴

Wersje, limity i sposób udostępniania Weles3

Weles3 działa przez aktualną przeglądarkę na urządzeniach stacjonarnych i mobilnych. Potrzebny jest dostęp do internetu. Bez połączenia nie można pracować w programie.¹

• Stanowiska i pracownicy w Weles3 nie podlegają limitowi użytkowników ani stanowisk. Wielkość zespołu nie decyduje więc o wyborze wariantu.^1,14
• Licencja Weles3 obejmuje wszystkie funkcje. Cennik nie dzieli ich na pakiety funkcjonalne.^1,14
• Usługi związane z Weles3 obejmują założenie nieruchomości po przekazaniu poprawnych danych i szkolenia wdrożeniowe. Za aktualizacje i wsparcie nie ma dodatkowej opłaty.^1,14

Weles3 nie uzależnia liczby stanowisk od wielkości zespołu. Dostęp przez przeglądarkę wymaga jednak internetu.^1,14
Według cennika licencja daje dostęp do funkcji Weles3 bez limitu stanowisk i liczby pracowników.¹⁴

Integracje Weles3

Weles3 łączy obsługę nieruchomości z portalem właściciela, rachunkami bankowymi oraz narzędziami do plików i korespondencji. Poszczególne połączenia służą różnym celom. Obejmują płatności właścicieli, pobieranie danych bankowych i dołączanie materiałów do zgłoszeń.^2,8,12,16

• Weles3 i ToMojDom.pl łączą się w zakresie płatności dostępnych w panelu właściciela. To połączenie służy obsłudze właściciela, nie importowi wyciągów bankowych.²
• Import wyciągów w Weles3 pozwala pobierać dane bezpośrednio z rachunków bankowych lub wczytywać pliki z wyciągami i płatnościami masowymi. Te ostatnie pomagają identyfikować wpłaty poszczególnych płatników.^2,8
• Integracja Weles3 z Google Drive umożliwia dołączanie plików z dysku do zgłoszeń i korzystanie z nich w obiegu dokumentów. Dotyczy plików, nie wątków korespondencji.^12,16
• Połączenie Weles3 z Gmail pozwala dodawać do zgłoszeń odnośniki do wątków wiadomości. Nie służy do dołączania plików z dysku.¹⁶

Weles3 oddziela płatności właścicieli od importu danych bankowych. Rozróżnia też pliki dołączone do zgłoszeń i odnośniki do korespondencji. Zarządca może dzięki temu dobrać połączenie do wykonywanej czynności.^2,8,12,16
Instrukcja importu wyciągów wymienia trzy formaty danych: Elixir, MT940 i XML. Samo rozszerzenie pliku nie gwarantuje importu.¹⁷

Wdrożenie i wsparcie Weles3

Weles3 przewiduje szkolenia wdrożeniowe. Aktualizacje i wsparcie nie wiążą się z dodatkową opłatą.^1,14
Przed pierwszym zaksięgowaniem naliczeń trzeba skonfigurować konta należności właścicieli. Bez nich program nie pozwoli zaksięgować naliczeń.¹⁰

Konta należności właścicieli służą do ewidencji kwot przypisanych właścicielom lokali. Trzeba je skonfigurować przed księgowaniem naliczeń. Szkolenie nie zastępuje tego kroku.^10,14
Wystarczy jedno konto rozrachunkowe właścicieli, choć instrukcja opisuje również wariant z dwoma kontami.¹⁰

Co Weles3 robi inaczej niż konkurencja?

Weles3 obejmuje księgowość, rozliczenia, obieg dokumentów, KSeF, zgłoszenia i głosowania.⁷ Oferta dotyczy więc spraw finansowych i organizacyjnych zarządcy. Przy wyborze warto jednak odróżnić produkt księgowy od pozostałych produktów i usług.⁷

Weles3 automatyzuje naliczenia, dekretację dokumentów i księgowanie wyciągów.^2,8 Przy porównywaniu programów liczy się także powiązanie tych procesów ze zgłoszeniami i głosowaniami.
Zakres Weles3 nie oznacza jednak, że konkurencyjne oferty nie mają takich funkcji.^2,7,8

Plusy i minusy Weles3

Weles3 udostępnia wszystkie funkcje bez dokupowania modułów. Nie ogranicza też liczby stanowisk. Przy wyborze trzeba mimo to uwzględnić sposób naliczania licencji i koszt odrębnych usług.^1,14

Weles3 przy zmianie zarządcy: kto zachowuje historię i dostęp do danych?

Weles3 w licencji dla wspólnoty zachowuje dane historyczne przy zmianie zarządcy. Zapewnia też zarządowi dostęp do pełnych danych.¹⁴ Wspólnota utrzymuje więc ciągłość dostępu po przekazaniu zarządzania, ale licencja ma minimalną podstawę naliczania opłaty.¹⁴

Licencja wspólnoty a zachowanie danych historycznych

Licencja Weles3 dla wspólnoty pozwala zarządowi zachować historię i dostęp do pełnych danych po zmianie zarządcy.¹⁴ Wcześniejsze rozliczenia pozostają dostępne niezależnie od tego, kto prowadzi bieżącą obsługę nieruchomości. To główny powód, by rozważyć ten wariant.¹⁴

Dostęp zarządu do danych przy minimalnej podstawie 20 lokali

Licencję Weles3 dla wspólnoty nalicza się od minimum 20 lokali. Gdy wspólnota ma mniej lokali, opłata i tak wynika z tej podstawy.¹⁴
Zarząd mniejszej wspólnoty powinien więc oceniać koszt według zasad naliczania, nie tylko faktycznej liczby lokali.¹⁴

Weles3 w rozliczeniach podatkowych: CIT-8, JPK i przygotowanie do KSeF

Weles3 prowadzi rejestry VAT oraz generuje i eksportuje pliki podatkowe. Producent opisuje program jako przygotowany do obsługi KSeF. Automatyczne raporty podatkowe wymagają konfiguracji planu kont i jego relacji.^2,4

Rejestry VAT oraz eksport CIT-8, JPK_V7 i pozostałych plików JPK

Weles3 udostępnia rejestry VAT oraz generowanie i eksport plików CIT-8, JPK_VAT, JPK_V7, JPK_KR, JPK_FA i JPK_WB.^2,4 Rejestr VAT służy ewidencji transakcji do rozliczenia podatku. Wymienione pliki pozwalają przygotować dane w określonych formatach.
Informacja o przygotowaniu do KSeF nie określa zakresu działającej integracji z tym systemem.²

Automatyczne raporty po skonfigurowaniu planu kont

Weles3 automatycznie tworzy raporty podatkowe po skonfigurowaniu planu kont i jego relacji. Plan kont wskazuje konta używane do księgowania operacji. Relacje łączą te konta z danymi raportu. Przed korzystaniem z automatycznych raportów trzeba ustawić te powiązania.²

Weles3 i ToMojDom.pl: płatności oraz głosowania właścicieli lokali

Weles3 obsługuje komunikację ze wspólnotą. Portal ToMojDom.pl daje właścicielom dostęp do informacji o lokalu, płatności i głosowania nad uchwałami.^1,4
Portal właściciela pełni inną rolę niż narzędzia administracyjne. Wysyłanie SMS-ów w Weles3 jest dodatkowo płatne.^1,14

Informacje o lokalu, regulowanie opłat i głosowanie nad uchwałami

ToMojDom.pl pozwala właścicielowi sprawdzać informacje o lokalu i płatnościach. Można tam również regulować opłaty i głosować nad uchwałami.^1,4 Weles3 udostępnia administracji ewidencję zgłoszeń, przypomnienia i głosowania online.¹

Komunikacja z właścicielami w Weles3: 0,15 zł netto za SMS

Weles3 obsługuje komunikację e-mailową i SMS-ową. Wysłanie SMS-a podlega osobnej opłacie według stawki wskazanej w nagłówku.^1,14
Przy wyborze kanału kontaktu zarządca powinien uwzględnić ten dodatkowy koszt.¹⁴

Weles3: ochrona dostępu i codzienna archiwizacja danych

Weles3 chroni dostęp do danych przez logowanie i kontrolę uprawnień. Szyfruje połączenie i archiwizuje zaszyfrowane bazy danych.¹¹ Każdy z tych mechanizmów ma inne zadanie: ogranicza dostęp, zabezpiecza przesyłanie danych albo zachowuje kopie.

Logowanie, uprawnienia i połączenie szyfrowane SSL

Weles3 wymaga zalogowania przed dostępem do danych i pozwala kontrolować uprawnienia użytkowników. Połączenie szyfruje certyfikat SSL, który zabezpiecza przesyłanie danych między przeglądarką a systemem.¹¹
Zarządca może różnicować dostęp pracowników. Uprawnienia użytkowników i szyfrowanie połączenia pełnią odrębne funkcje.

Archiwizacja zaszyfrowanych baz danych każdego dnia

Weles3 archiwizuje zaszyfrowane bazy danych codziennie.¹¹ Archiwizacja służy zachowaniu kopii, a logowanie i uprawnienia regulują bieżący dostęp. Opis tych zabezpieczeń nie określa czasu przywrócenia danych po awarii.

Weles3 a Weles3.pro: jak osobny program obsługuje zadania zarządcy?

Weles3.pro jest osobnym programem do zarządzania zadaniami dotyczącymi nieruchomości. Nie stanowi modułu księgowego Weles3. Obsługuje sprawy przeglądów, awarii, remontów, ofert, faktur i umów.^5,15

Przeglądy, awarie i remonty: historia zmian oraz raporty

Weles3.pro zachowuje historię zmian w zadaniach. Pozwala też tworzyć raporty. Zarządca otrzymuje w ten sposób zapis przebiegu sprawy, odrębny od ewidencji księgowej w Weles3.^5,15

Pliki w Weles3.pro: 10 GB na nieruchomość

Weles3.pro oferuje dla każdej nieruchomości limit miejsca na pliki wskazany w nagłówku.¹⁴ Umowę na Weles3.pro można wypowiedzieć w dowolnym momencie. Okres wypowiedzenia wynosi 0 dni.
Zasady wypowiedzenia nie zmieniają limitu przestrzeni na pliki.¹⁴

Dla kogo jest Weles3, a dla kogo nie?

Weles3 odpowiada organizacjom prowadzącym księgowość nieruchomości online. Warunki licencji opisane w sekcji kosztów muszą przy tym pasować do ich skali. Program nie spełni potrzeby pracy bez połączenia z internetem.^1,14

Sprawdzi się, jeśli

• Weles3 dla zarządcy pozwala prowadzić naliczenia i rozrachunki właścicieli w obsługiwanych wspólnotach. Przy wyborze trzeba uwzględnić minimalną podstawę naliczania abonamentu.^8,14
• Weles3 dla wspólnoty pozwala zarządowi zachować pełne dane i historię przy zmianie zarządcy. Ta licencja ma własną minimalną podstawę naliczania opłaty.¹⁴

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Weles3 nie służy do pracy offline: wymaga internetu i aktualnej przeglądarki. Organizacja pracująca bez stałego połączenia potrzebuje innego sposobu dostępu do programu.¹

Weles3 warto rozważyć przy prowadzeniu rozliczeń nieruchomości online. Dotyczy to zarządców i wspólnot, dla których sposób naliczania licencji odpowiada skali zasobu. Dostęp do internetu pozostaje warunkiem pracy.

Według strony producenta: start bez kosztu: okres próbny (trial)¹⁴; funkcje: fakturowanie¹⁴.

Alternatywy dla Weles3

Weles3 można porównać z uniwersalnym systemem ERP z dodatkowym modułem do księgowości nieruchomości. Weles3.pro wymaga osobnego porównania. Jego odpowiednikami są programy do projektów i zadań, bo dotyczą organizacji pracy zarządcy, a nie zastąpienia księgowości.^2,15

Tabela rozdziela alternatywy według zastosowania i produktu, z którym warto je zestawić.

Dane w tabeli: 2,15

• Uniwersalny system ERP z dodatkowym modułem jest alternatywą dla księgowego Weles3. Takie porównanie nie rozstrzyga wyboru programu do zadań.²
• Program do zarządzania projektami i zadaniami jest alternatywą dla Weles3.pro, gdy chodzi o organizację pracy zarządcy. Sam ten wybór nie zastępuje księgowego Weles3.¹⁵

Najczęstsze pytania o Weles3

Przy korzystaniu z Weles3 trzeba odróżniać naliczenie od wpłaty, skan od zapisu księgowego i raport od zatwierdzonego sprawozdania. Każda z tych czynności daje inny rezultat. Poniższe odpowiedzi wyjaśniają te różnice z perspektywy księgowej i zarządu wspólnoty.

Czy naliczenie opłaty oznacza, że właściciel ją zapłacił?

Naliczenie określa kwotę przypisaną właścicielowi. Wpłata oznacza środki, które już otrzymano. Rozrachunek zestawia obie wartości i pokazuje, czy pozostała należność do uregulowania.

Czy skan faktury jest tym samym co zapis księgowy?

Skan jest obrazem dokumentu. Zapis księgowy ujmuje operację na kontach. Powiązanie skanu z dokumentem kosztowym ułatwia odnalezienie podstawy zapisu, ale nie zastępuje prawidłowej dekretacji.

Czy wygenerowany raport jest zatwierdzonym sprawozdaniem wspólnoty?

Raport przedstawia dane z ewidencji. Zatwierdzenie sprawozdania jest osobną czynnością właściwego organu wspólnoty. Zarząd powinien więc odróżniać przygotowanie zestawienia od decyzji o jego przyjęciu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.