VAT-R i VAT-Z — rejestracja i wyrejestrowanie z VAT

VAT-R to zgłoszenie rejestracyjne do podatku od towarów i usług. Tym samym formularzem podatnik aktualizuje swoje dane¹. Poniżej wyjaśniamy, kiedy składa się VAT-R i VAT-Z, jak wysłać zgłoszenie online oraz jak uzyskać potwierdzenie rejestracji i zgłosić się do VAT-UE.
Za urzędowe potwierdzenie rejestracji VAT-5 pobiera się opłatę skarbową w wysokości 170 zł².

Czym jest formularz VAT-R i co trzeba w nim uzupełnić?

Formularz VAT-R (18) służy do zgłoszenia statusu czynnego podatnika VAT lub podatnika zwolnionego. Pozwala też zarejestrować się do VAT-UE na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych³. Ta wersja formularza obowiązuje od 1 stycznia 2025 r.⁴.
Wypełniając VAT-R, podatnik najpierw wskazuje, czy rejestruje się, czy aktualizuje dane. Potem podaje informacje dotyczące swojej działalności⁵.

W polu 30 podatnik zaznacza korzystanie ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT. Rezygnację z tego zwolnienia wskazuje w polu 34¹.
Pole 49 dotyczy metody kasowej, w której rozliczenie VAT jest powiązane z zapłatą. Mały podatnik zaznacza w nim wybór tej metody, utratę prawa do niej albo rezygnację¹. Instrukcja VAT-R wiąże utratę prawa z przekroczeniem 1 200 000 euro wartości sprzedaży wraz z podatkiem należnym w poprzednim roku. Dobrowolna rezygnacja jest możliwa po 12 miesiącach stosowania metody⁶.

Poniższa tabela pokazuje, co podatnik wpisuje w kolejnych częściach VAT-R. Aktualny VAT-R(18) ma sześć głównych części, oznaczonych literami A–F. Część F służy do adnotacji urzędu⁷.

Dane w tabeli: 1,6

VAT-8 to deklaracja dotycząca m.in. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, czyli WNT. Według instrukcji VAT-R składa ją przedsiębiorca zwolniony z VAT, lecz zarejestrowany do VAT-UE, gdy wartość WNT w roku podatkowym przekroczy 50 000 zł⁶.
To, co podatnik wypełnia w części C, zależy więc od jego zwolnienia, sposobu rozliczania i rodzaju transakcji⁸.

Jak wypełnić VAT-R po zmianie urzędu skarbowego?

Zmianę właściwego urzędu skarbowego podatnik zgłasza na VAT-R jako aktualizację. W części A wypełnia wtedy pola dotyczące zmiany urzędu¹. Powinien zaznaczyć aktualizację, wpisać informacje o nowej właściwości i sprawdzić dane identyfikacyjne oraz adresowe.
Na aktualizację danych objętych zgłoszeniem ma zasadniczo 7 dni od zmiany⁹. Po jej złożeniu zgłoszenie odzwierciedla właściwość nowego urzędu skarbowego.

Czym jest zgłoszenie VAT-R i kiedy trzeba je złożyć?

Zgłoszenie VAT-R określa status przedsiębiorcy jako podatnika VAT. Kto ma obowiązek rejestracji, składa je przed pierwszą czynnością podlegającą opodatkowaniu⁴. Obowiązek zależy od rodzaju działalności i od tego, czy podatnikowi przysługuje zwolnienie z VAT.

Zwolnienie podmiotowe zależy od wartości sprzedaży. Dla 2026 r. wskazano limit 240 000 zł rocznie⁹.
Ten próg nie wyznacza jednak daty zgłoszenia. Termin trzeba odnieść do pierwszej czynności opodatkowanej¹⁰.

Kto musi, a kto może złożyć VAT-R?

Podatnik zobowiązany do rejestracji musi złożyć VAT-R. Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego albo zwolnienia przedmiotowego, które dotyczy określonych czynności, może zgłosić się dobrowolnie⁴. Przedsiębiorca powinien więc ustalić, czy zwolnienie obejmuje jego sprzedaż towarów lub świadczenie usług, a potem wybrać właściwy status.
W 2026 r. roczny limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł¹¹.

Ile czasu jest na złożenie VAT-R?

VAT-R należy złożyć najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT. Tak termin określa materiał dotyczący wskazanego roku⁹. W tym samym materiale pojawiają się też inne limity i terminy, ale nie są one równorzędnymi zasadami.
Art. 96 ust. 1 ustawy o VAT wymaga zgłoszenia rejestracyjnego przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej¹².

Poniższa tabela zestawia rozbieżności między opisem terminu zgłoszenia VAT-R a towarzyszącą mu tabelą. Po przekroczeniu limitu zwolnienia opis wskazuje 30 dni, a tabela 7 dni od przekroczenia. Różnica wynosi 23 dni⁹.

Dane w tabeli: 8,9,10

Termin złożenia VAT-R należy odnosić do planowanej czynności opodatkowanej, a nie do późniejszych terminów z rozbieżnego opisu.
Podatnik tracący prawo do zwolnienia składa zgłoszenie przed dniem jego utraty. Wynika to z art. 96 ust. 5 ustawy o VAT¹².

Odrzucone lub spóźnione zgłoszenie – co zrobić dalej?

Odmowa rejestracji na podstawie VAT-R wymaga ustalenia jej przyczyny. Przy spóźnionym zgłoszeniu trzeba złożyć formularz i ocenić czynności wykonane przed rejestracją. Samo wysłanie VAT-R nie oznacza jeszcze wpisu: urząd skarbowy sprawdza zgłoszenie i może odmówić rejestracji¹³.
Art. 96 ust. 4a ustawy o VAT wymienia przesłanki niezarejestrowania podmiotu. Należą do nich m.in. nieprawdziwe dane w zgłoszeniu¹².

Podatnik, któremu odmówiono rejestracji, powinien odnieść się do przyczyny podanej przez urząd. Jeśli zastrzeżenie dotyczy danych, powinien je poprawić. Przy spóźnieniu musi osobno przeanalizować obowiązki związane ze sprzedażą i rozliczeniem podatku, bo formularz nie zastępuje rozliczeń.
Miesięczny JPK_V7 składa się do 25. dnia następnego miesiąca. Termin przesuwa się, jeśli przypada w sobotę lub święto².

Czy przy złożeniu VAT-R po terminie potrzebny jest czynny żal?

Spóźniony VAT-R nie oznacza automatycznie, że podatnik musi złożyć czynny żal, czyli zawiadomić organ o popełnieniu skarbowego czynu zabronionego. Znaczenie ma to, czy oprócz opóźnienia doszło do naruszenia innych obowiązków podatkowych. Trzeba więc oddzielnie ocenić termin rejestracji oraz ewentualne niezłożenie deklaracji lub nierozliczenie podatku.
Art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego reguluje zawiadomienie organu o czynie zabronionym i ujawnienie jego istotnych okoliczności¹⁴.

Gdzie i jak złożyć VAT-R – w urzędzie czy online?

VAT-R można wysłać elektronicznie, złożyć osobiście we właściwym urzędzie skarbowym albo nadać listownie⁹. Przed wysłaniem podatnik ustala właściwy urząd, a przy składaniu online wybiera sposób podpisania formularza.
Złożenie VAT-R jest bezpłatne. Opłata dotyczy dopiero potwierdzenia VAT-5, jeśli podatnik o nie wystąpi².

Właściwy urząd skarbowy zależy od rodzaju podatnika. Osoba prawna lub jednostka organizacyjna kieruje VAT-R według siedziby, a osoba fizyczna – według miejsca zamieszkania¹. Podmiot bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce składa zgłoszenie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Grupa VAT kieruje je do urzędu właściwego dla przedstawiciela grupy¹.
Właściwość Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście dla wskazanych podatników wynika z art. 3 ust. 3 pkt 2 lit. a ustawy o VAT¹².

Jak przekazać VAT-R do urzędu skarbowego?

VAT-R online można wysłać przez interaktywny formularz na Portalu Podatkowym albo dołączyć do wniosku w CEIDG. Od wybranej drogi zależy wymagany podpis³.
Zgodnie z instrukcją Biznes.gov.pl zgłoszenie dołączone do wniosku CEIDG można podpisać profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Formularz wysyłany przez Portal Podatkowy wymaga podpisu kwalifikowanego¹⁵.

• Formularz na Portalu Podatkowym podatnik wypełnia i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym³.
• VAT-R dołączony do wniosku w CEIDG podatnik może podpisać także profilem zaufanym³.
• VAT-R składany poza internetem podatnik przekazuje osobiście do właściwego urzędu albo wysyła pocztą⁹.

Rozpatrzenie poprawnego VAT-R złożonego elektronicznie oszacowano na 1–3 dni robocze⁹. Wysłanie formularza jest jednym etapem, a jego rozpatrzenie – kolejnym.

Czy można złożyć VAT-R z datą wsteczną?

VAT-R wysłany po rozpoczęciu czynności objętych VAT pozostaje zgłoszeniem złożonym po terminie. Wpisanie wcześniejszej daty nie zmienia dnia, w którym formularz faktycznie trafił do urzędu. Podatnik powinien podać prawdziwe daty czynności i osobno przeanalizować rozliczenia sprzed złożenia zgłoszenia. Wcześniejsza data w VAT-R nie zastąpi rozliczenia podatku.
Datę wysłania trzeba porównać z terminem z art. 96 ust. 1 ustawy o VAT: przed dniem pierwszej czynności opodatkowanej¹².

Jak poprawić najczęstsze błędy w zgłoszeniu rejestracyjnym?

Błąd w VAT-R wymaga najpierw ustalenia, czego dotyczy: wersji druku, danych podatnika czy zakresu zgłoszenia. Dane w formularzu porównaj z danymi identyfikacyjnymi firmy. Jeśli pomyłka dotyczy zakresu, sprawdź zaznaczony status podatnika, sposób rozliczania i zgłoszone transakcje.

Starszy druk VAT-R trzeba sprawdzić osobno. Koniec okresu przewidzianego dla danej wersji nie zawsze oznaczał ostatni dzień, w którym można było jej użyć⁴. Poniższa tabela przedstawia historyczne wersje od najnowszej do najstarszej⁴.
VAT-R(18) wprowadzono 1 stycznia 2025 r., ale wcześniejszy VAT-R(17) można było stosować do 31 marca 2025 r.⁷.

Dane w tabeli: 4,16,17,18,19,20

Poprawione zgłoszenie powinno być sporządzone na właściwym druku. Musi też zawierać zgodne dane podatnika oraz zakres odpowiadający jego sytuacji podatkowej.
Przed przekazaniem VAT-R do urzędu sprawdź wszystkie poprawione wpisy¹.

Najczęściej zadawane pytania

Czy podatnik zwolniony z VAT może zarejestrować się do VAT-UE?

Tak. VAT-R pozwala zgłosić rejestrację do VAT-UE, także podatnikowi korzystającemu ze zwolnienia z VAT.

Czy w VAT-R można zgłosić wyrejestrowanie z VAT-UE?

Tak. Informację o wyrejestrowaniu z VAT-UE podaje się w części C.3 formularza.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT, zarejestrowany do VAT-UE, składa VAT-8?

Składa VAT-8, gdy wartość jego wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w roku podatkowym przekroczy 50 000 zł.

Czy samo złożenie VAT-R zastępuje rozliczenia podatkowe?

Nie. VAT-R nie zastępuje deklaracji ani rozliczenia podatku; miesięczny JPK_V7 składa się do 25. dnia następnego miesiąca.

Czy za złożenie VAT-R trzeba zapłacić?

Nie, złożenie VAT-R jest bezpłatne. Opłata skarbowa w wysokości 170 zł dotyczy urzędowego potwierdzenia rejestracji VAT-5, jeśli podatnik o nie wystąpi.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.