WAPRO Fakir — obsługa, instrukcje i typowe problemy

WAPRO Fakir wymaga przygotowania do pracy, zanim zaczniesz księgować dokumenty. W tym poradniku znajdziesz kolejność czynności, sposób kontroli zapisów, wskazówki dotyczące kopii zapasowych i współpracy z WAPRO Best. Best może przekazywać do Fakira dane księgowe dotyczące majątku firmy, ale nie jest niezbędny do pracy z programem. Omawiamy też wysyłkę JPK i typowe błędy. Według producenta WAPRO Fakir wymaga systemu Microsoft Windows 8 lub nowszego^1,2.

WAPRO Fakir: instrukcja obsługi krok po kroku

Pracę w WAPRO Fakir zacznij od danych firmy, okresu obrachunkowego i planu kont. Potem wprowadź dokumenty oraz skontroluj zapisy. Przed księgowaniem ustal zasady dekretacji, czyli przypisywania kwot do kont. Po wprowadzeniu dokumentów sprawdź zestawienia, a przed zmianami w danych wykonaj kopię zapasową. Art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje otworzyć księgi w ciągu 15 dni od zdarzeń wskazanych w przepisie³.

Jak skonfigurować firmę, okres obrachunkowy i plan kont w WAPRO Fakir?

Każdy zapis w WAPRO Fakir przypisz do właściwej firmy i okresu obrachunkowego. Potrzebujesz też planu kont – wykazu kont używanych w księgach. Zakładowy plan kont należy do dokumentacji zasad rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości³.

• Dane firmy uzupełnij na podstawie dokumentów rejestrowych.
• Okres obrachunkowy ustaw zgodnie z rokiem obrotowym przyjętym przez firmę.
• Plan kont dostosuj do rodzaju operacji i potrzebnej szczegółowości ewidencji.

Poprawna konfiguracja pomaga przypisać dokumenty do właściwego okresu i kont⁴. Ma to znaczenie już przy wprowadzaniu zapisów: późniejsza kontrola opiera się na tych przypisaniach.

Jak wprowadzić i zaksięgować dokumenty w WAPRO Fakir?

Dokument w WAPRO Fakir ujmij bezpośrednio w księgach. Dokumenty niespełniające kryteriów poprawności pozostają w edycji, a wynikające z nich dekrety nie są wykazywane na kontach księgi głównej⁴.

• Dokument księgowy przypisz do właściwego okresu i rodzaju operacji.
• Dekret uzupełnij kontami oraz kwotami po odpowiednich stronach zapisu.
• Kontrola dokumentu polega na porównaniu kwot, dat i kont z dokumentem źródłowym przed księgowaniem.

Zaksięgowany dokument powinien odpowiadać treści dokumentu źródłowego. Porównaj więc zapis z dowodem, zanim zamkniesz pracę nad dekretem. Art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej jako podstawę zapisów w księgach³.

Jak przygotować raporty i zestawienia księgowe w WAPRO Fakir?

WAPRO Fakir pozwala skontrolować zapisy przed sporządzeniem zestawień księgowych. Najpierw ustal zakres danych, a potem przejrzyj kwoty i przypisania do kont. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald sporządza się nie rzadziej niż na koniec miesiąca³.

• Zakres raportu ustal przez wybór firmy i okresu⁵.
• Zapisy na kontach przejrzyj pod kątem błędnych kwot i klasyfikacji.
• Zestawienie księgowe porównaj z dokumentami źródłowymi, zanim wykorzystasz jego wartości.

Raport wykorzystaj dopiero po sprawdzeniu zakresu danych i poprawności zapisów⁶. W ten sposób zestawienie będzie odnosić się do firmy i okresu, które chcesz przeanalizować.

Jak utworzyć kopię zapasową i przywrócić dane w WAPRO Fakir?

Przed aktualizacją WAPRO Fakir lub zmianami w ewidencji wykonaj kopię danych. Kopia pozwoli wrócić do wcześniejszego stanu, jeśli zajdzie taka potrzeba. Art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości wymaga systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych; przepis nie zawiera pkt 3³.

• Kopię zapasową wykonaj procedurą właściwą dla używanej instalacji i bazy danych.
• Plik kopii zapisz oddzielnie od danych używanych w bieżącej pracy.
• Przywracanie danych rozpocznij po sprawdzeniu, czy wybrana kopia dotyczy właściwej firmy.

Po przywróceniu danych sprawdź firmę, okres oraz dostępność zapisów księgowych. Upewnij się też, że możesz ustalić, z jakich dowodów pochodzą zapisy. Art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy wymaga możliwości identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach³.

Jak skonfigurować współpracę z WAPRO Fakir?

WAPRO Fakir współpracuje z WAPRO Best przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, czyli ewidencji operacji gospodarczych firmy. Best pełni funkcję dodatkowej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych¹. Sposób przekazania dekretów zależy od tego, czy programy korzystają ze wspólnej bazy danych, czy z rozłącznych baz. Tabela pokazuje oba warianty:

Dane w tabeli: 7

• Metajęzyk dekretowania w WAPRO Best sprawdź przed przygotowaniem dekretów. Domyślnie wskazuje on WAPRO Fakir jako program finansowo-księgowy¹.
• Numery kont w dekretach porównaj z planem kont używanym do księgowania. WAPRO Best może też tworzyć dekrety z numerami kont akceptowanymi przez inny program finansowo-księgowy¹.
• Ustawienia automatycznego generowania amortyzacji i not znajdziesz w WAPRO Best w menu „Inne | Automatyczne generowanie amortyzacji i not”⁸.

Przed wykorzystaniem dekretów w WAPRO Fakir sprawdź konta oraz ustawienia naliczania amortyzacji w Best. Dotyczy to zarówno dekretów przekazywanych bezpośrednio, jak i tych przenoszonych w pliku. Art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości pozwala rozpocząć amortyzację nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania³.

Jak wygląda struktura pliku transferowego WAPRO Fakir – WAPRO Best?

Przy rozłącznych bazach WAPRO Best przygotowuje plik z notą księgową do przeniesienia do WAPRO Fakir. Najpierw utwórz i zapisz plik w Best. Następnie przekaż go między programami.

Przy rozłącznych bazach wyeksportuj notę do pliku w WAPRO Best, a następnie zaimportuj ten plik w WAPRO Fakir⁷. Zwróć uwagę na miejsce zapisania pliku: będzie potrzebny podczas przenoszenia noty. Tabela porządkuje czynności według miejsca ich wykonania:

Dane w tabeli: 8

Zachowaj plik noty księgowej do przeniesienia między bazami. Przed księgowaniem porównaj dane noty z zapisami źródłowymi. Sprawdź zwłaszcza opis operacji i jej wartość: wymienia je art. 21 ust. 1 pkt 3, a nie pkt 4 ustawy o rachunkowości³.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki system operacyjny jest wymagany do pracy z WAPRO Fakir?

Według producenta program wymaga systemu Microsoft Windows 8 lub nowszego.

Czy do korzystania z WAPRO Fakir potrzebny jest WAPRO Best?

Nie. WAPRO Best może przekazywać do Fakira dane księgowe dotyczące majątku firmy, ale nie jest niezbędny do pracy z programem.

W jakim terminie należy otworzyć księgi rachunkowe?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi otwiera się w ciągu 15 dni od zdarzeń wskazanych w tym przepisie.

Czy amortyzację środka trwałego można rozpocząć przed przyjęciem go do używania?

Nie. Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości amortyzację można rozpocząć najwcześniej po przyjęciu środka trwałego do używania.