e-KPiR i JPK_PIT — od kiedy i jakie zmiany

PKPiR (KPiR) w 2026 roku służy do zapisywania przychodów i kosztów na potrzeby podatku dochodowego. Mogą ją prowadzić między innymi osoby rozliczające PIT według skali lub liniowo, jeśli spełniają warunki dotyczące działalności i przychodów.
Poniżej znajdziesz terminy przejścia na elektroniczną księgę, informacje o objętych nim podatnikach oraz wymagania wobec programu księgowego.¹

Czym jest KPiR w 2026 roku i jakie zmiany dotyczą jej prowadzenia?

KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, zmienia w 2026 roku przede wszystkim sposób prowadzenia. Najpierw program komputerowy będą musieli stosować podatnicy przesyłający miesięczne JPK_V7M. Później obowiązek obejmie pozostałych, w tym przesyłających kwartalne JPK_V7K.
Oba oznaczenia dotyczą plików ewidencji i deklaracji VAT, składanych odpowiednio co miesiąc lub co kwartał.¹

Data rozpoczęcia elektronicznego prowadzenia księgi zależy od sposobu rozliczania VAT. Podatnicy składający JPK_V7M mają ten obowiązek od 1 stycznia 2026 r., a składający JPK_V7K od 1 stycznia 2027 r.²
Tabela zestawia terminy dla obu grup.

Dane w tabeli: 1,3

Papierową PKPiR mogą nadal prowadzić osoby pracujące na podstawie wskazanych w przepisach umów agencyjnych lub umów na warunkach zlecenia. Dotyczy to także duchownych, którzy zrezygnowali z ryczałtu. Taka księga musi mieć zbroszurowane strony i kolejno ponumerowane karty.¹
Ten sam wymóg wobec osób prowadzących księgę bez programu komputerowego wynika z § 5 rozporządzenia.⁴

Nowe rozporządzenie nie przewiduje osobnych ksiąg dla poszczególnych zakładów przedsiębiorstwa wielozakładowego. Zmienia się organizacja księgi, nie sposób dokumentowania każdej sprzedaży czy zakupu.⁵

Kto może lub musi prowadzić KPiR w 2026 roku?

KPiR mogą prowadzić podatnicy, którzy spełniają warunki dotyczące działalności i przychodów. Chodzi o osoby rozliczające PIT według skali, ze stawkami 12% i 32%, albo liniowo, ze stawką 19%. Granica przychodów netto z poprzedniego roku wynosi 2,5 mln EUR.^1,6

Limit KPiR ustala się przez przeliczenie progu w euro po kursie 4,2586 zł/EUR. Przychody za 2025 r. wynoszące 10 646 500 zł netto stanowią wskazaną przesłankę prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 r.^1,7
Rolnicy prowadzący działalność gospodarczą nie korzystają już z odrębnego, uproszczonego wzoru PKPiR. Wcześniej rozwiązanie to obejmowało określonych rolników z rocznym przychodem do 10 000 zł.^8,9

Jak wpisywać przychody i koszty do KPiR w 2026 roku?

Przychody w KPiR zapisuje się na podstawie dowodu sprzedaży, a termin wpisu zależy od rodzaju dokumentu. Podstawą mogą być faktury, raporty fiskalne, dowody wewnętrzne i zestawienia sprzedaży.⁵
Terminy określa § 11 ust. 2–3 rozporządzenia. Dla faktur i raportów fiskalnych granicą jest 20. dzień następnego miesiąca; dowody wewnętrzne ujmuje się następnego dnia przed rozpoczęciem działalności.⁴

Przychód udokumentowany zestawieniem sprzedaży ujmuje się w jednej pozycji na koniec miesiąca. Wpis trzeba zrobić najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca.⁴
Tabela porównuje terminy według dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.

Dane w tabeli: 5,6

Wydatki na materiały i towary handlowe oraz pozostałe koszty ujmuje się zgodnie z zasadami ich potrącania w ustawie o PIT. Nie trzeba już wpisywać zakupu niezwłocznie po otrzymaniu materiałów lub towarów.⁵
Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu będącego podstawą wpisu.¹⁰

Spis z natury, czyli wykaz składników majątku objętych remanentem, wpływa na obliczenie rocznego dochodu. Przy przychodzie 585 000 zł, spisie początkowym 50 000 zł i zakupach towarów oraz materiałów 200 000 zł trzeba uwzględnić także pozostałe pozycje. Koszty uboczne zakupu wynoszą 5 000 zł, spis końcowy 70 000 zł, a pozostałe wydatki 100 000 zł. Koszty uzyskania przychodów wynoszą wtedy 285 000 zł, zaś roczny dochód 300 000 zł.¹
Wynik z KPiR uwzględnia więc zarówno zapisane wydatki, jak i różnicę między spisami.⁶

Czym jest wzór KPiR 2026 i co oznaczają jego kolumny?

Wzór KPiR na 2026 r. określa załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. W księdze przewidziano osobne miejsca na numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i identyfikator podatkowy kontrahenta. KSeF służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych.^5,6

Poprzedni wzór KPiR miał 17 kolumn, a wzór obowiązujący od 2026 r. ma ich 19.⁴
Tabela wskazuje również kolumny przeznaczone na nowe identyfikatory.

Dane w tabeli: 5

Identyfikator podatkowy kontrahenta zastępuje w tym zakresie jego dane opisowe. Po wpisaniu identyfikatora nie trzeba uzupełniać w księdze nazwy ani adresu kontrahenta.⁵
Nowy wzór oddziela oznaczenie faktury w KSeF od danych identyfikujących jej kontrahenta. Identyfikator podatkowy kontrahenta wpisuje się w kolumnie 5.⁴

Cyfryzacja KPiR: przygotowanie firmy i poprawianie błędów

Cyfryzacja KPiR wymaga przygotowania programu oraz zasad ochrony danych i dokumentów będących podstawą wpisów. Przed rozpoczęciem prowadzenia elektronicznej księgi firma powinna też ustalić, jak będzie poprawiać błędy.⁶

Jak przygotować firmę do elektronicznego prowadzenia KPiR?

Elektroniczna KPiR wymaga programu, który pozwala bezzwłocznie przeglądać wpisy i drukować dane w kolejności chronologicznej. Dane księgi trzeba chronić przed zniszczeniem lub zniekształceniem.¹
Wymogi te określał § 28 ust. 1 pkt 2–3 rozporządzenia z 2019 r. Rozporządzenie utraciło moc 1 stycznia 2026 r.¹¹

• Program komputerowy powinien zapewniać wgląd we wpisy i umożliwiać chronologiczny wydruk danych.¹
• Pisemna instrukcja obsługi używanego programu jest wymagana przy elektronicznym prowadzeniu PKPiR.¹
• Ochrona danych powinna zabezpieczać wpisy w księdze przed zniszczeniem lub zniekształceniem.¹

Przygotowana księga pozwala odtworzyć kolejność wpisów i powiązać je z dowodami księgowymi. Numer dowodu księgowego, jeśli nie jest to numer KSeF, wpisuje się w kolumnie 4 nowego wzoru.⁴

Lista kontrolna przed rozpoczęciem prowadzenia KPiR w 2026 roku

Lista kontrolna KPiR pomaga ustalić właściwą formę księgi i przygotować dane do przekazania urzędowi. Podatnik określa swoją grupę według tego, czy przesyła JPK_V7M, czy JPK_V7K. Obowiązuje go opisany wcześniej harmonogram.
Składający JPK_V7M przekażą pierwszy JPK_PKPIR za 2026 r. w terminie złożenia zeznania rocznego, zasadniczo 30 kwietnia 2027 r.¹²

• Forma prowadzenia księgi wynika z grupy podatnika ustalonej na podstawie jego rozliczeń VAT.
• Dokumenty sprzedaży i zakupu trzeba przypisać do wpisów przychodów i kosztów w KPiR.
• Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinna być przygotowana do obsługi w programie; jej dane należy odróżniać od wpisów w samej księdze.
• JPK_PKPIR to struktura służąca do przekazania elektronicznej PKPiR za rok podatkowy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Termin przekazania księgi za 2026 r. przypada 30 kwietnia po zakończeniu tego roku.¹

Jak skorygować błąd w KPiR prowadzonej w 2026 roku?

Korekta KPiR powinna wskazywać błędny wpis i dokument uzasadniający poprawną wartość. Sposób udokumentowania zmiany zależy od dowodu, na którego podstawie ujęto operację.⁶

• Błędny zapis księgowy trzeba porównać z dowodem będącym podstawą wpisu, a następnie ująć w księdze poprawne dane.¹³
• Korektę sprzedaży ujętej w raporcie fiskalnym dokumentuje się odrębną ewidencją korekt albo dowodem wewnętrznym, a nie adnotacją na odwrocie raportu.⁸

Rezultatem korekty jest wpis zgodny z dokumentem wyjaśniającym zmianę. Zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia błąd poprawia się nową treścią zapisu albo przez wprowadzenie dowodu zawierającego korektę.⁴

Skąd wziąć wzór KPiR i gdzie prowadzić księgę?

Wzór KPiR znajduje się w załączniku do rozporządzenia regulującego prowadzenie księgi. Elektroniczną księgę prowadzi się w programie komputerowym. Nowe rozporządzenie nie określa miejsca przechowywania PKPiR ani dowodów będących podstawą wpisów.⁸

Oferta prowadzenia PKPiR online opisana w źródle obejmuje bezpłatny okres próbny trwający 30 dni.⁵
Przy wyborze programu liczą się jednak przede wszystkim możliwości prowadzenia wpisów, wydruku i ochrony danych, nie sam czas korzystania z wersji próbnej.¹⁴

Najczęściej zadawane pytania

Co się zmienia w KPiR od 2026 roku?

Wzór księgi zwiększa się z 17 do 19 kolumn, w tym zawiera osobne miejsca na numer faktury w KSeF i identyfikator podatkowy kontrahenta. Elektroniczne prowadzenie obejmuje podatników składających JPK_V7M od 2026 roku, a pozostałych od 2027 roku.

Do jakiej kwoty przychodu należy prowadzić KPiR?

Limit wynosi 2,5 mln EUR przychodów netto za poprzedni rok. Dla 2026 roku wskazana kwota po przeliczeniu to 10 646 500 zł; jej przekroczenie stanowi przesłankę prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Czy można samemu prowadzić KPiR?

Artykuł nie wskazuje obowiązku zlecania prowadzenia księgi innej osobie. Przy prowadzeniu elektronicznym trzeba jednak korzystać z programu spełniającego opisane wymagania, a przy prowadzeniu bez programu księga musi mieć zbroszurowane strony i ponumerowane karty.

Kto ma obowiązek prowadzić KPiR?

KPiR mogą prowadzić podatnicy rozliczający PIT według skali lub liniowo, jeśli spełniają warunki dotyczące działalności i przychodów. Podatnicy składający JPK_V7M muszą od 2026 roku prowadzić ją elektronicznie; obowiązek ten obejmie pozostałych od 2027 roku.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.