Sprawozdanie finansowe — elementy, terminy i kto sporządza

Sprawozdanie finansowe pokazuje sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik jej działalności.¹

Sporządzają je jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także podmioty, które wybrały tę formę ewidencji dobrowolnie.² W dalszej części opisano zawartość dokumentu, terminy jego sporządzenia i zatwierdzenia oraz zasady dotyczące jednostek mikro i małych.

Art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości przewiduje, że roczne sprawozdanie finansowe co do zasady zatwierdza się w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.³

Czym jest sprawozdanie finansowe i co obejmuje?

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych albo inny dzień bilansowy. To dzień, na który ustala się dane wykazywane w dokumencie.⁴ Obowiązek dotyczy również podmiotów prowadzących księgi rachunkowe dobrowolnie.

Próg przychodów za poprzedni rok obrotowy, od którego wskazane osoby fizyczne i spółki osobowe muszą prowadzić takie księgi, wynosi 2 mln euro.^2,5

Księgi rachunkowe zamyka się w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego.⁴
Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin sporządzenia sprawozdania przypada 31 marca.^4,6

Jakie części zawiera sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.² Bilans przedstawia aktywa i źródła ich finansowania. Rachunek zysków i strat pokazuje przychody, koszty oraz wynik jednostki.

Informacja dodatkowa zawiera wprowadzenie, dodatkowe informacje i objaśnienia, w tym opis przyjętych zasad rachunkowości.² Te trzy podstawowe części wskazuje art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości.³

Niektóre jednostki muszą uzupełnić sprawozdanie o rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym.²

Sprawozdanie z działalności jednostki dołącza się do rocznego sprawozdania wtedy, gdy przepisy wymagają jego sporządzenia.^1,7

Jak przygotować sprawozdanie finansowe krok po kroku?

Prace nad sprawozdaniem finansowym zaczynają się od ustalenia dnia bilansowego i uzgodnienia zapisów w księgach rachunkowych. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dniem bilansowym rocznego sprawozdania jest 31 grudnia.³

• Uzgodnienie ksiąg rachunkowych pozwala ustalić dane do sprawozdania. Osoba przygotowująca dokument porównuje salda kont z dokumentami, a następnie ustala wynik finansowy.
• Sporządzenie części sprawozdania polega na wpisaniu uzgodnionych danych we właściwe pozycje. Osoba sporządzająca dokument opisuje też przyjęte zasady rachunkowości.
• Ustalenie zakresu dokumentów pozwala dobrać części wymagane od danej jednostki. Przygotowująca sprawozdanie osoba bierze pod uwagę jej obowiązki sprawozdawcze.

Gotowe sprawozdanie powinno być zgodne z uzgodnionymi księgami i obejmować zakres właściwy dla jednostki.⁵

Jak sprawdzić kompletność i poprawność sprawozdania finansowego?

Przed wysyłką sprawozdania trzeba porównać jego dane z księgami i sprawdzić, czy zawiera wszystkie wymagane części. Kontrola obejmuje także zgodność nazwy oraz danych identyfikacyjnych spółki z KRS.

Badanie sprawozdania finansowego przeprowadza biegły rewident. Sprawdza, czy dokument rzetelnie i jasno przedstawia sytuację finansową i majątkową przedsiębiorstwa oraz jego wynik finansowy.² Dla pozostałych jednostek wskazanych w art. 64 ust. 1 pkt 4 obowiązek badania zależy od spełnienia co najmniej dwóch z trzech warunków w poprzednim roku obrotowym.³

Poniższa tabela zestawia wartości warunków decydujących o obowiązku badania w opisanym przypadku. Próg średniorocznego zatrudnienia wynosi co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty.³

Dane w tabeli: 2,8

W opisanym przypadku badanie jest obowiązkowe po spełnieniu 2 z 3 warunków.²
Przed wysyłką warto więc sprawdzić dane spółki, kompletność dokumentów oraz to, czy sprawozdanie podlega badaniu.⁵

Pełne i uproszczone sprawozdanie finansowe: różnice oraz skutki zaniedbań

Zakres sprawozdania finansowego trzeba dopasować do sytuacji jednostki. Niewłaściwy wzór może prowadzić do pominięcia wymaganych danych. Jednostki mikro i małe mogą stosować uproszczenia przewidziane w ustawie o rachunkowości, jeśli spełniają warunki ich stosowania.

Uproszczony zakres nie znosi obowiązku sporządzenia ani złożenia sprawozdania.⁹

Co grozi za niesporządzenie lub niezłożenie sprawozdania finansowego?

Niesporządzenie sprawozdania finansowego może pociągać za sobą odpowiedzialność przewidzianą w ustawie o rachunkowości. Jeśli spółka wpisana do KRS nie złoży dokumentu, może zostać wszczęte postępowanie przymuszające. Są to odrębne obowiązki: sporządzenie sprawozdania nie zastępuje jego złożenia.

Spółka powinna zachować potwierdzenie wysyłki jako dowód złożenia dokumentu. Za dopuszczenie do niesporządzenia sprawozdania art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości przewiduje m.in. karę pozbawienia wolności do 2 lat.³

Czym różni się pełne sprawozdanie finansowe od uproszczonego?

Tabela porównuje zakres prezentacji danych w sprawozdaniu uproszczonym i w dokumencie sporządzonym bez uproszczeń.

Prawo do uproszczenia wynika ze statusu jednostki i warunków określonych w ustawie o rachunkowości. Nie wystarczy decyzja osoby prowadzącej księgi. Zakres dokumentu należy ustalić przed przeniesieniem do niego danych księgowych.¹⁰

Jakie konsekwencje mają błędy w sprawozdaniu finansowym?

Błędy w sprawozdaniu finansowym mogą zniekształcić obraz majątku, zobowiązań lub wyniku jednostki. Mogą też wymagać korekty dokumentu. Znaczenie błędu zależy od jego rodzaju i chwili wykrycia, w tym od tego, czy sprawozdanie zostało już zatwierdzone.

Osoba przygotowująca korektę powinna uzgodnić zmieniane pozycje z zapisami ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości istotne informacje otrzymane przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania mogą wymagać jego zmiany.³

Czy księgowa odpowiada za błędy w sprawozdaniu?

Księgowa może odpowiadać za błędy związane z powierzonymi jej obowiązkami. Powierzenie prowadzenia ksiąg nie przenosi jednak całej odpowiedzialności za sprawozdanie z kierownika jednostki. O zakresie odpowiedzialności księgowej decydują wykonywane czynności i podstawa współpracy.

Kierownik jednostki nadal odpowiada za wykonanie obowiązków sprawozdawczych jednostki.³

Podział pracy między księgową a kierownikiem jednostki pozwala ustalić, kto przygotowuje dane i kontroluje dokument. Określa też odpowiedzialność za dopełnienie obowiązków spółki. Art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje dwie kategorie osób podpisujących sprawozdanie: prowadzącą księgi rachunkowe i kierownika jednostki.³

Jakie korzyści daje elektroniczne składanie sprawozdań finansowych?

Elektroniczne składanie sprawozdań finansowych pozwala przekazać podpisany dokument właściwym kanałem bez papierowego egzemplarza. Od 1 października 2018 r. sprawozdanie sporządza się wyłącznie elektronicznie.^4,11

Format pliku zależy od zasad rachunkowości stosowanych przez jednostkę.⁶

Jednostki stosujące ustawę o rachunkowości przygotowują sprawozdanie w formacie XML, zgodnym ze strukturą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.¹¹

Dla lat obrotowych rozpoczynających się od 1 stycznia 2025 r. wskazano nowe struktury logiczne sprawozdań.^11,12

Emitenci stosujący Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) lub Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej, czyli MSSF, przygotowują dokument w formacie ESEF. Inne jednostki stosujące te standardy same wybierają format i strukturę dokumentu elektronicznego.¹¹

Sprawozdanie można opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.⁴ Art. 3 rozporządzenia delegowanego (UE) 2019/815 wymaga, by emitenci sporządzali całe roczne raporty finansowe objęte ESEF w formacie XHTML.¹³

Jednostki wpisane do KRS składają e-sprawozdanie przez system e-KRS. Jednostki niewpisane do rejestru przekazują je Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).¹¹

MikroPorady podaje również 10 dni od zatwierdzenia jako termin przekazania podpisanego raportu urzędowi skarbowemu.¹ O wyborze kanału złożenia decyduje wpis jednostki do KRS.

Co może zrobić księgowa przy sporządzaniu sprawozdania?

Księgowa, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, może uzgodnić dane i przygotować projekt sprawozdania. Przed przekazaniem pliku do podpisu może go też zweryfikować: porównać pozycje z księgami i nanieść wykryte poprawki.

Przygotowanie pliku nie zastępuje podpisania ani zatwierdzenia dokumentu przez właściwe osoby.³

Tabela przedstawia zastosowania wskazanych narzędzi przy pracy nad plikiem sprawozdania.

Dane w tabeli: 11,14

Księgowa może użyć tych narzędzi do przygotowania pliku, ale poprawność danych rachunkowych wymaga osobnej kontroli.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe w spółce?

Sprawozdanie finansowe spółki zatwierdza właściwy organ, na przykład zgromadzenie wspólników spółki z o.o. Zarząd nie może zastąpić go w podjęciu uchwały. Roczne sprawozdanie trzeba zatwierdzić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.¹

Gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin zatwierdzenia przypada 30 czerwca.^15,16

Podpisanie sprawozdania jest osobną czynnością. Dokument podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki.¹

Termin podpisania e-sprawozdania, liczony od dnia bilansowego, odpowiada wskazanemu wcześniej terminowi jego sporządzenia.¹¹ Sam podpis nie zastępuje uchwały właściwego organu o zatwierdzeniu dokumentu.

Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić i podpisać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.⁶

Kto po stronie spółki odpowiada za błędy w sprawozdaniu finansowym?

Kierownik jednostki odpowiada po stronie spółki za obowiązki związane ze sprawozdaniem, w tym nadzór nad jego przygotowaniem. W spółce z o.o. funkcję kierownika jednostki pełni zarząd. Osoba prowadząca księgi odpowiada za powierzone jej czynności, ale jej udział w pracach nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności.

Organ zatwierdzający podejmuje uchwałę w sprawie sprawozdania, lecz nie przejmuje przez to zadań zarządu związanych z jego sporządzeniem. Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości stanowi, że powierzenie obowiązków księgowych innej osobie nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za nadzór.³

Najczęściej zadawane pytania

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KAS?

Jednostka niewpisana do KRS przekazuje podpisane e-sprawozdanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Spółki wpisane do KRS składają je przez system e-KRS.

Czy jednostka prowadząca księgi rachunkowe dobrowolnie również sporządza sprawozdanie finansowe?

Tak. Obowiązek sporządzenia sprawozdania dotyczy także podmiotów, które dobrowolnie wybrały prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Czy do każdego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności?

Nie. Dołącza się je wtedy, gdy przepisy wymagają jego sporządzenia.

Czy każda jednostka musi wykazać przepływy pieniężne i zmiany w kapitale własnym?

Nie. Te części są wymagane tylko od niektórych jednostek.

Kiedy pozostałe jednostki wskazane w art. 64 ust. 1 pkt 4 muszą poddać sprawozdanie badaniu?

Obowiązek powstaje po spełnieniu co najmniej dwóch z trzech warunków w poprzednim roku obrotowym: zatrudnienia co najmniej 50 osób, sumy aktywów 3,125 mln euro lub przychodów netto 6,25 mln euro.