enova365 — obsługa, instrukcje i typowe problemy

Schematy księgowe w enova365 tworzą dekrety na podstawie kwoty, daty, kontrahenta i opisu analitycznego dokumentu.¹ Wyjaśniamy, jak korzystać z nich w Księdze Handlowej, konfigurować reguły i rozpoznawać przyczyny błędnych zapisów.
Dane wymagane w zapisie księgowym określa art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości².

Czym są schematy księgowe w enova365 i do czego służą?

Schematy księgowe są regułami, według których system przygotowuje zapisy na kontach. Określają sposób ujęcia operacji, ale księgowy sprawdza wynik przed zatwierdzeniem.
Art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje ujmować zdarzenia w księgach okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiły².

Plan kont zawiera konta używane przez firmę. Schemat wskazuje z kolei, jak użyć tych kont przy księgowaniu dokumentu. Takie rozróżnienie pomaga ustalić, czy trzeba zmienić strukturę kont, czy regułę tworzenia zapisów.
Art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości zalicza wykaz kont i zasady klasyfikacji zdarzeń do zakładowego planu kont².

Schemat nie rozstrzyga za księgowego, czy dokument trafił do właściwego okresu obrachunkowego. Przygotowuje dekret według ustalonych reguł, ale jego wynik nadal trzeba ocenić w świetle zasad rachunkowości firmy.
Obowiązek ujęcia zdarzenia w okresie, w którym nastąpiło, wynika z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości².

Czym są elementy schematu księgowego i jak powstają dekrety?

Elementy schematu księgowego w enova365 wyznaczają sposób tworzenia dekretów, czyli zapisów operacji na kontach. Reguła określa wartość i stronę konta: Wn to strona debetowa, a Ma – kredytowa.
Art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga ujmowania zdarzeń na kontach księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu².

Warunek księgowania wskazuje, do których dokumentów stosuje się regułę. Konto księgowe wyznacza miejsce zapisu operacji, a wartość dekretu pochodzi z dokumentu. Przed zatwierdzeniem księgowy porównuje zapis z dokumentem i zasadami rachunkowości firmy.
Kontrola kwoty, daty zapisu i oznaczenia kont odpowiada wymaganiom art. 23 ust. 2 pkt 4 i 5 ustawy o rachunkowości².

Tabela pokazuje, które dane dokumentu warto porównać z dekretem. Art. 23 ust. 2 wymaga daty operacji, rodzaju, numeru i ewentualnie daty dowodu, opisu operacji, kwoty i daty zapisu oraz oznaczenia kont².

Dekret powstaje, gdy reguła księgowania zostanie zastosowana do danych dokumentu.

Jak wygenerować dekrety z dokumentu za pomocą schematu księgowego?

Schemat księgowy w enova365 przygotowuje dekrety po wybraniu reguły odpowiedniej dla dokumentu. Otrzymane zapisy trzeba porównać z dokumentem przed zatwierdzeniem.

• Dokument otwórz w ewidencji, z której ma trafić do księgowania.
• Dane dokumentu sprawdź przed dekretacją, zwłaszcza wartość operacji i okres, do którego ją przypisano.
• Schemat księgowy dobierz do rodzaju operacji opisanej w dokumencie.
• Dekretację uruchom dla wybranego dokumentu i schematu.
• Powstałe dekrety porównaj z dokumentem i właściwymi kontami, zanim zatwierdzisz zapisy.

Rezultatem dekretacji są zapisy gotowe do sprawdzenia. Nadal wymagają kontroli księgowej.

Jak utworzyć i skonfigurować schemat księgowy w enova365?

Schemat księgowy w enova365 tworzy się przez wybór kont i ustalenie reguł zapisu dla danego rodzaju operacji. Użytkownik buduje Schematy księgowań w enova na podstawie planu kont¹.
Art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości wskazuje, że zakładowy plan kont ustala wykaz kont księgi głównej².

• Rodzaj operacji określ na podstawie dokumentów, które mają być dekretowane.
• Konta księgowe dobierz do przyjętego w firmie sposobu ujmowania tej operacji.
• Strony Wn i Ma przypisz do kont, na których mają powstać zapisy.
• Warunki zastosowania schematu ustaw tak, by reguła obejmowała właściwe dokumenty.
• Przykładowy dokument wykorzystaj do sprawdzenia dekretów przed użyciem schematu w bieżącej pracy.

Gotowy schemat powinien tworzyć zapisy zgodne ze sposobem księgowania przyjętym w firmie dla danej operacji.

Dlaczego schemat księgowy w enova365 nie dekretuje dokumentu lub tworzy błędne zapisy?

Schemat księgowy w enova365 może nie utworzyć oczekiwanego dekretu, gdy reguła nie pasuje do dokumentu. Jeśli dekret powstaje, błąd może dotyczyć konta lub strony księgowania.
Warto więc najpierw ustalić, czy zapisu brakuje, czy ma on nieprawidłową treść.

Parametry kontroli poprawności zapisów współdziałają ze schematami księgowań i pomagają wychwytywać błędy przy księgowaniu dokumentów.¹ Jeśli dekret powstał, porównaj jego konta i wartości z dokumentem, a potem przejrzyj wynik kontroli.
Jeśli dekret nie powstał, sprawdź warunki zastosowania schematu do tego dokumentu³.

Opcję „Nieaktywne schematy” można włączyć na nieużywanych okresach, aby przyspieszyć predekretację, czyli przygotowanie zapisów przed zatwierdzeniem.⁴
Czas przygotowania dekretów i poprawność ich treści wymagają osobnej oceny.

Jak przypisać schemat księgowy w enova365 do rodzaju dokumentu lub procesu?

Schemat księgowy w enova365 przypisuje się do rodzaju dokumentu lub procesu, dla którego ma przygotowywać zapisy. Najpierw trzeba ustalić, jaką operację gospodarczą opisuje dany typ dokumentu.

• Rodzaj dokumentu wybierz według księgowanej operacji, na przykład sprzedaży albo zakupu.
• Proces księgowania wymaga określenia momentu przekazania dokumentu do dekretacji.
• Schemat księgowy dopasuj do rodzaju dokumentu, uwzględniając warunki zastosowania reguły.
• Przypisanie schematu zapisz w konfiguracji właściwej dla wybranego rodzaju dokumentu lub procesu.
• Dokument próbny poddaj dekretacji, a otrzymane zapisy porównaj z oczekiwanym ujęciem operacji.

Poprawne przypisanie kieruje dokument do reguły odpowiadającej jego rodzajowi i przebiegowi procesu³.

Najczęściej zadawane pytania

Czy schemat księgowy zastępuje zasady rachunkowości przyjęte w firmie?

Nie. Przygotowuje zapisy według ustalonych reguł, a ich zgodność z zasadami firmy ocenia księgowy.

Czy datę dowodu i datę zapisu należy odróżniać?

Tak. Ustawa wymaga podania daty dowodu, jeśli jest inna niż data operacji, oraz daty zapisu księgowego.

Jakie dane — poza kwotą i kontem — są istotne w zapisie księgowym?

Istotne są m.in. rodzaj i numer dowodu, opis operacji oraz jej data. Ustawa wymaga także daty zapisu i oznaczenia kont.

Czy zgodna z dokumentem kwota wystarcza, by uznać dekret za poprawny?

Nie. Trzeba też sprawdzić datę, kontrahenta, opis analityczny i oznaczenie kont.

Czy właściwy okres księgowania wynika z daty wystawienia dokumentu?

Nie zawsze. Zdarzenie ujmuje się w księgach okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiło.