TaxMachine — opinie, ceny i limity

Czym jest TaxMachine i dla kogo powstał?

TaxMachine to program podatkowo-księgowy dla firm i biur rachunkowych.¹ Korzystają z niego małe firmy prowadzące KPiR lub rozliczające ryczałt, firmy potrzebujące pełnej księgowości oraz biura obsługujące klientów.²
Wersja Podstawowa pozwala prowadzić rozliczenia jednej firmy.³

KPiR, czyli księga przychodów i rozchodów, jest inną formą ewidencji niż pełne księgi. Wersję programu dobiera się do sposobu prowadzenia księgowości i liczby obsługiwanych podmiotów. TaxMachine PITy to osobny produkt, nie nazwa całej oferty. Dla przedsiębiorców objętych limitem obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje po osiągnięciu w poprzednim roku przychodów netto równych co najmniej 2,5 mln euro.⁴

Program występuje w czterech wersjach: Podstawowej, Rozszerzonej, Profesjonalnej i Biuro Rachunkowe.³ O wyborze decydują forma ewidencji oraz liczba firm, których księgi trzeba prowadzić.

Funkcje TaxMachine

TaxMachine obejmuje ewidencje księgowe, fakturowanie i rozliczenia podatkowe. Księgi rachunkowe i płace są dostępne tylko w wybranych wersjach.^1,3 Producent podaje ponad 400 aktywnych formularzy. Zeznania i deklaracje można przygotowywać również w osobnym produkcie TaxMachine PITy.^2,5

• KPiR i ryczałt ewidencjonowany są dostępne we wszystkich płatnych wersjach. To samo dotyczy ewidencji VAT sprzedaży i nabyć, środków trwałych, amortyzacji oraz automatycznego obliczania zaliczek na PIT. Program uwzględnia częściowe odliczanie VAT i kosztów pojazdów, także przy leasingu i amortyzacji.^1,3,6,7
• Pełna księgowość jest dostępna w wersjach TaxMachine Profesjonalna i TaxMachine Biuro Rachunkowe. Obejmuje plan kont, dziennik, bilans, rachunek zysków i strat, zaliczki na CIT oraz CIT-8. W obu wersjach można też przygotować listy płac, rozliczyć nieobecności, zasiłki i umowy cywilnoprawne oraz sporządzić deklaracje ZUS.^1,3,7
• Pliki JPK dostępne we wszystkich płatnych wersjach to JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA, JPK_KR, JPK_PKPiR, JPK_EWP i JPK_ST. Masową wysyłkę JPK udostępnia dopiero TaxMachine Profesjonalna. TaxMachine Podstawowa nie obejmuje ewidencji przebiegu pojazdów do celów VAT.^1,3
• Fakturowanie w płatnych wersjach obejmuje faktury VAT, korekty, faktury zaliczkowe i marża oraz prosty magazyn. Program obsługuje także faktury końcowe, pro forma, duplikaty i faktury RR, a także kartoteki kontrahentów i produktów oraz płatności. Do faktury można wystawić WZ; dane kontrahenta da się pobrać z REGON na podstawie NIP.^1,3,8,9
• Program obsługuje też UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. TaxMachine oblicza zaliczki na PIT i obsługuje zeznania PIT-28, PIT-36 oraz PIT-37.^1,3,7
• TaxMachine PITy obsługuje PIT-37, PIT-36, PIT-28, PIT-36L, PIT-38, PIT-39, PIT-16A i PIT-19A. Dostępne są też deklaracje płatnicze oraz formularze ZAP-3 i NIP-7. Kreator PIT dobiera druk i załączniki; program udostępnia aktywne formularze i pobiera wstępnie wypełnione zeznania z usługi Twój e-PIT.⁵
• Wysyłka z TaxMachine PITy obejmuje e-Deklaracje i odbiór UPO. Osoby fizyczne mogą potwierdzić tożsamość danymi z poprzedniego zeznania. Osoby prawne i niektórzy płatnicy korzystają z podpisu kwalifikowanego.⁵
• Kalkulator odsetek w TaxMachine oblicza odsetki podatkowe, ustawowe oraz od transakcji handlowych. Wersja biurowa pozwala doliczyć odsetki i rekompensaty do wezwania do zapłaty.¹⁰

Ile kosztuje TaxMachine?

Nowa licencja TaxMachine kosztuje 250,00 zł brutto; 203,25 zł netto jednorazowo. Sklep nie przypisuje tej pozycji jednoznacznie do wersji programu. TaxMachine PITy jest bezpłatny.^3,11
Na koszt zakupu wpływają wersja, liczba stanowisk i usługi dodatkowe. Ofertę TaxMachine Biuro Rachunkowe u operatora zewnętrznego trzeba odróżnić od ceny w sklepie TaxMachine.¹²

Tabela pokazuje stawki i warunki licencji, dodatkowych stanowisk, aktualizacji oraz usług. Licencja Podstawowa na jedno stanowisko kosztuje 250 zł brutto jednorazowo i obejmuje 12 miesięcy aktualizacji.³

Dane w tabeli: 1,3,11,12,13,14

Symbol „ – ” oznacza, że dla danej pozycji nie opublikowano stawki.

Plany i abonamenty

Licencja TaxMachine na wersje wydane w opłaconym okresie aktualizacji jest bezterminowa. Po jego zakończeniu nie trzeba płacić abonamentu za samo korzystanie z posiadanych wersji.^3,11 Nie dolicza też opłaty za udostępnione metody płatności.¹¹

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Koszt korzystania z TaxMachine wzrasta przy zakupie kolejnych stanowisk, przedłużeniu aktualizacji lub wyborze płatnej usługi dodatkowej. Nowe wersje programu po zakończeniu pierwszego okresu aktualizacji wymagają przedłużenia dostępu.^1,11
Aktualizacje można przedłużyć o 12, 24 lub 36 miesięcy od końca bieżącego okresu.¹⁴

Wersje, limity i sposób udostępniania TaxMachine

Wersje TaxMachine różnią się limitami podmiotów i osób, a także dostępem do ksiąg rachunkowych i narzędzi dla biur. TaxMachine Profesjonalna i TaxMachine Biuro Rachunkowe nie ograniczają liczby firm, właścicieli ani pracowników w bazie.³ W wykazie występuje również TaxMachine Standard. Przy odczytywaniu limitów nie należy utożsamiać tej nazwy z TaxMachine Podstawowa.^1,3
Rozszerzona obsługuje do trzech firm; Profesjonalna i Biuro Rachunkowe nie mają limitu firm.³

Tabela przedstawia limity firm, właścicieli i udziałowców oraz pracowników w poszczególnych wersjach. W Rozszerzonej można zapisać do 20 pracowników w bazie każdej firmy.³

Dane w tabeli: 3,7

TaxMachine Podstawowa i TaxMachine Rozszerzona nie mają ksiąg rachunkowych ani modułu płacowego. Masowa obsługa klientów biura wymaga aktywacji licencji TaxMachine Biuro Rachunkowe.^3,15 Księgi rachunkowe i płace są dostępne w dwóch wersjach: Profesjonalnej oraz Biuro Rachunkowe.³

Praca lokalna, wielostanowiskowa i kopie w chmurze

• Lokalna baza TaxMachine działa na SQLite. Do pracy wielostanowiskowej przewidziano bazy MariaDB lub MySQL. Licencja bazowa obejmuje 1 stanowisko, a każde kolejne używane stanowisko także wymaga licencji.^3,11,16
• Baza przenośna TaxMachine pozwala korzystać z kilku komputerów, lecz nie jednocześnie. Program nie scala zmian dokonanych na różnych komputerach.¹¹
• Wersja testowa TaxMachine nie ma ograniczenia czasu, ale limituje liczbę miesięcy i dokumentów. Szyfrowane kopie w chmurze stanowią osobną usługę, niezależną od lokalnej bazy.^3,11,17

Integracje TaxMachine

Program współpracuje też z wybranymi systemami zewnętrznymi. Integracja z KSeF pozwala wysyłać, pobierać i księgować e-faktury.^1,2,18 Pozostałe połączenia pomagają sprawdzić kontrahenta, zaimportować sprzedaż lub obsłużyć dokumenty ZUS.¹⁹

• Rejestry kontrahentów w TaxMachine obejmują REGON, wykaz podatników VAT, KRS, VIES i CRBR. Z REGON można pobrać dane firmy, a w pozostałych rejestrach sprawdzić podmiot. Weryfikacja firmy przez CEIDG jest dostępna w TaxMachine Biuro Rachunkowe i wymaga indywidualnego klucza API.³
• Program Płatnik i TaxMachine Biuro Rachunkowe współpracują przy wysyłce zestawów i imporcie dokumentów KEDU. Są to dane wymieniane z systemem rozliczeń ZUS. Automatyzacja Programu Płatnika dotyczy wersji biurowej, nie całej oferty TaxMachine.¹⁵
• BaseLinker i TaxMachine wymieniają dane przez import JPK_FA. Opis zmian wspomina też o fakturach sprzedaży z BaseLinkera. Ponieważ JPK_FA jest strukturą danych faktur, połączenie służy przenoszeniu dokumentów sprzedaży.^2,20
• e-Deklaracje i JPK w TaxMachine pozwalają wysyłać pliki i pobierać UPO potwierdzające odbiór. Program umożliwia również konfigurację poczty e-mail oraz użycie podpisu kwalifikowanego i danych autoryzacyjnych.^1,2,11

Przy wyborze wersji warto oddzielić obsługę faktur i deklaracji od połączeń przeznaczonych dla biura rachunkowego. Jednym z takich połączeń jest CEIDG, które wymaga klucza API.³ Integrację z CEIDG przez indywidualny klucz API ma tylko wersja Biuro Rachunkowe.³

Wdrożenie i wsparcie TaxMachine

TaxMachine pozwala zachować dane po przejściu z wersji testowej na licencjonowaną. Zakup licencji odblokowuje funkcje w tej samej instalacji, bez migracji wprowadzonych zapisów.¹⁷ Producent zaleca 8 GB RAM do sprawnego działania programu.¹⁷
Do dyspozycji użytkownika są skrócona instrukcja, pełny podręcznik i asystent wyszukujący odpowiedzi w instrukcji.¹

• Aktywacja TaxMachine zachowuje dane wpisane podczas testów i odblokowuje funkcje w dotychczasowej instalacji. Bazy testowej nie trzeba osobno przenosić po zakupie licencji.¹⁷
• Materiały pomocy TaxMachine obejmują skróconą instrukcję, pełny podręcznik i asystenta przeszukującego dokumentację. Asystent ułatwia znalezienie odpowiedzi w instrukcji; nie jest usługą indywidualnego wdrożenia.¹
• Aktualizacja TaxMachine może w sytuacjach opisanych w instrukcji spowodować problem z uruchomieniem programu. Wówczas procedura naprawcza wymaga ponownej instalacji i aktywacji licencji. Nie jest to zwykły etap każdego wdrożenia.²¹

Przy planowaniu utrzymania stanowisk należy uwzględnić możliwość ponownej instalacji. Dane pozostają dostępne po przejściu z testów do aktywacji.^17,21 Zalecenie dotyczące pamięci opisuje parametry komputera, nie potwierdza zgodności programu z Windows 10 lub Windows 11.¹⁷ Do sprawnej pracy producent zaleca komputer z co najmniej 8 GB RAM.²²

Co TaxMachine robi inaczej niż konkurencja?

TaxMachine eksportuje i importuje dokumenty w pliku .tmdb między miesiącami, podatnikami lub z innego programu. Można przenieść cały miesiąc albo wybrać dokumenty z danego okresu.²³ Przy porównywaniu programów jest to przydatne kryterium, ale nie dowodzi braku podobnej funkcji u konkurencji.

• Przenoszenie dokumentów w TaxMachine pozwala zapisać w pliku .tmdb cały miesiąc lub wskazane dokumenty. Przy zmianie podatnika bądź programu można więc określić zakres eksportu.²³
• Praca offline w TaxMachine jest możliwa na lokalnej bazie. Połączenie z usługami zewnętrznymi wymaga internetu, więc nie wszystkie czynności da się wykonać bez sieci.^11,17
• Zakres płatnych wersji TaxMachine obejmuje fakturowanie, ewidencje podatkowe, VAT, JPK i KSeF. Przy wyborze trzeba zestawić potrzebne funkcje z zakresem konkretnej wersji.^3,7

Porównując TaxMachine z alternatywami, można ocenić eksport dokumentów, pracę offline i dostępne procesy księgowe. Producent wymienia pięć kategorii danych przenoszonych przez.tmdb: księgowania, dokumenty, faktury, płatności i dokumenty magazynowe.²⁴

Plusy i minusy TaxMachine

TaxMachine oferuje bezpłatny produkt do przygotowania PIT, ale program wymaga komputera z Windows 10 lub Windows 11.^2,5,11 Producent wskazuje osiem formularzy zeznań rocznych w bezpłatnym TaxMachine PITy, w tym PIT-28, PIT-36 i PIT-37.²⁵

TaxMachine po 12 miesiącach aktualizacji – które operacje nadal działają?

TaxMachine po wygaśnięciu subskrypcji aktualizacji nadal pozwala używać ostatniej wersji objętej licencją. Można przeglądać, edytować i drukować dokumenty.¹¹ Dostęp do operacji korzystających z usług zewnętrznych nie zostaje jednak zachowany. Producent wymienia dziewięć grup niedostępnych czynności, między innymi obsługę KSeF, e-Deklaracji i JPK.¹⁶

Praca na dokumentach a dostęp do KSeF 2.0 i e-Deklaracji

TaxMachine rozróżnia pracę na zapisanych dokumentach i funkcje wyłączane po wygaśnięciu subskrypcji.¹¹ Firma może nadal korzystać z posiadanej wersji programu, ale nie wykona wymienionych poniżej operacji.

• Wymiana danych z urzędami w TaxMachine po wygaśnięciu subskrypcji nie pozwala wysyłać ani pobierać faktur przez KSeF. Niedostępne stają się też wysyłka e-Deklaracji i weryfikacja danych w rejestrach.¹¹
• Pozostałe funkcje zewnętrzne TaxMachine wyłączane po wygaśnięciu subskrypcji obejmują eksport do Programu Płatnika, wysyłkę e-maili oraz rozpoznawanie skanów i plików PDF.¹¹

Powrót do aktualizacji po przerwie

TaxMachine wymaga zakupu nowej licencji po przerwie w subskrypcji aktualizacji. Nowy okres biegnie od daty zakupu.¹¹ Nie jest to przedłużenie przerwanej subskrypcji na dotychczasowych zasadach.¹¹

TaxMachine i 196 narzędzi serwera MCP – warunki korzystania z asystenta AI

TaxMachine udostępnia serwer MCP dla asystenta AI w wersjach TaxMachine Profesjonalna i TaxMachine Biuro Rachunkowe. Narzędzia służą do pracy z dokumentami księgowymi, kontroli zapisów i raportowania.^2,3 Serwer MCP pośredniczy między asystentem a programem. Jego dostępność zależy również od rodzaju bazy danych.^2,3

Licencja Profesjonalna lub Biuro Rachunkowe oraz baza MariaDB lub MySQL

Asystent AI w TaxMachine wymaga odpowiedniej licencji oraz bazy MariaDB albo MySQL. Nie można zainstalować tej usługi na plikowej bazie SQLite, choć baza ta wystarcza do innych zastosowań programu.^2,3

• Księgowanie z asystentem AI w TaxMachine obejmuje między innymi e-faktury, wyciągi bankowe i skany. Narzędzia serwera MCP mogą więc pracować z różnymi dokumentami źródłowymi.³
• Kontrola zapisów i raportowanie w TaxMachine to zastosowania serwera MCP obok księgowania dokumentów. Asystent nie zastępuje kontroli księgowej prowadzonej przez użytkownika.³

Funkcja jest przeznaczona dla użytkowników właściwej wersji licencji, którzy pracują na bazie serwerowej. Konfiguracja z SQLite nie spełnia tych warunków.^2,3

TaxMachine: PIT-11, PIT-4R i PIT-8C a księgowanie płac i spóźnionych składek ZUS

TaxMachine sporządza wskazane deklaracje płatnicze we wszystkich płatnych wersjach. Sposób pozyskania kwot zależy jednak od licencji.³ Automatyczne księgowanie płac nie zwalnia z kontroli kosztu składek pracodawcy opłaconych po terminie.²⁶

Ręcznie wpisane kwoty a dane z modułu płacowego

TaxMachine Podstawowa i TaxMachine Rozszerzona sporządzają PIT-11, PIT-4R i PIT-8C z kwot wpisanych ręcznie lub pochodzących z zewnętrznych list płac. TaxMachine Profesjonalna pobiera kwoty automatycznie z modułu płacowego.³ W niższych wersjach firma musi dostarczyć dane do deklaracji spoza tego modułu.

TaxMachine księguje listę płac i składki pracodawcy w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie. Rachunki z umów zlecenia ujmuje w dacie wypłaty. Składki zleceniodawcy zapisuje w miesiącu zapłaty.²⁶

Ryzyko podwójnego ujęcia kosztu składek

TaxMachine nie przenosi automatycznie kosztu składek ZUS pracodawcy do miesiąca zapłaty, gdy firma opłaci je po terminie.²⁶ Automatyczne zaksięgowanie listy płac i osobne zaksięgowanie przelewu składek może podwoić ten koszt.²⁶ Przy spóźnionej wpłacie użytkownik powinien sprawdzić zapisy listy oraz przelewu.

TaxMachine: kopie bazy w chmurze na 6 miesięcy i szyfrowanie AES-256

TaxMachine oferuje kopie bazy danych w chmurze dla wersji TaxMachine Standard, TaxMachine Rozszerzona, TaxMachine Profesjonalna i TaxMachine Biuro Rachunkowe. Okres usługi wynosi 6 miesięcy dla każdej z nich.¹ Kopie są szyfrowane po stronie klienta algorytmem AES-256. Usługa może korzystać z magazynu Backblaze B2 w centrum danych na terenie Unii Europejskiej.^11,27

• Kopie w chmurze TaxMachine obejmują bazę danych i są usługą odrębną od jej lokalnego przechowywania. Backblaze B2 to dopuszczony magazyn, nie obowiązkowe miejsce zapisu każdej kopii.^1,11
• Szyfrowanie kopii TaxMachine odbywa się po stronie klienta. Do odtworzenia danych potrzebne jest zachowane hasło szyfrujące.¹¹

Co oznacza utrata hasła szyfrującego kopie?

Utrata hasła szyfrującego kopie TaxMachine oznacza brak dostępu do tych kopii. Sprzedawca nie odzyska hasła i bez niego nie odszyfruje danych.¹¹ Firma powinna więc uwzględnić przechowywanie hasła w procedurze odtwarzania bazy. Sama kopia w chmurze nie wystarczy.

TaxMachine Biuro Rachunkowe – rozrachunki klientów i przelewy w 3 formatach

TaxMachine Biuro Rachunkowe łączy obsługę rozrachunków klientów z przygotowaniem plików przelewów podatków i ZUS do bankowości internetowej. Wersja obejmuje fakturowanie usług księgowych, powiadomienia o podatkach i składkach, masową weryfikację VAT oraz automatyzację Programu Płatnika.^3,15 Pozwala też konfigurować klientów i prowadzić masowe wysyłki.^1,28

Salda, zaległości i akceptacja e-faktur w Strefie klienta

TaxMachine Biuro Rachunkowe wyświetla aktualne salda klientów na głównej liście firm. Może również automatycznie powiadamiać o zaległościach.²⁹ Biuro widzi więc rozrachunki przy obsługiwanych podmiotach, a nie tylko podczas wystawiania faktur.²⁸

• Strefa klienta TaxMachine Biuro Rachunkowe umożliwia klientowi przeglądanie i akceptowanie e-faktur. Klient może też oznaczyć zapłatę jako całkowitą lub częściową. Takie oznaczenie nie jest importem potwierdzenia płatności z banku.²⁰

Pliki przelewów podatków i ZUS: Elixir-0, MultiCash i CSV

TaxMachine przygotowuje pliki przelewów podatków i ZUS w formatach Elixir-0, MultiCash oraz CSV do importu w bankowości internetowej.²⁰ Samo utworzenie pliku nie zleca ani nie wykonuje przelewu. Firma może użyć tej funkcji, jeśli jej system bankowy przyjmuje wybrany format.

Opinie klientów o TaxMachine

Dla kogo jest TaxMachine, a dla kogo nie?

TaxMachine służy firmom prowadzącym własne rozliczenia. TaxMachine Biuro Rachunkowe jest wersją dla firm świadczących usługi księgowe.^1,15 Osoby rozliczające roczny PIT mogą skorzystać z osobnego produktu TaxMachine PITy.^2,5

Sprawdzi się, jeśli

• TaxMachine w jednoosobowej działalności gospodarczej to jedno z zastosowań wskazanych przez producenta. Wymienia on także firmę transportową, branżę IT, sklep i handel oraz najem prywatny.¹
• TaxMachine Biuro Rachunkowe jest przeznaczony dla firm świadczących usługi księgowe. O wyborze tej wersji decyduje potrzeba obsługi klientów, nie tylko księgowania własnej działalności.¹⁵
• TaxMachine PITy służy osobom składającym roczne zeznanie PIT. Tryb aktywnych formularzy może też przydać się księgowym i doradcom podatkowym pracującym z wieloma zeznaniami.^2,5

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• TaxMachine nie będzie odpowiedni dla firmy używającej wyłącznie komputerów z systemami innymi niż wskazane wersje Windows. Wymaganie systemowe ma znaczenie niezależnie od branży.^11,22
• TaxMachine w niższych wersjach nie spełni potrzeb firmy wymagającej ksiąg rachunkowych lub modułu płacowego bez zmiany licencji. Obie funkcje są dostępne w wyższych wersjach programu.³

O wyborze TaxMachine decydują forma księgowości, liczba obsługiwanych firm i wymagany system. Samo roczne rozliczenie PIT jest odrębnym zastosowaniem TaxMachine PITy.

Alternatywy dla TaxMachine

TaxMachine PITy jest propozycją tego samego producenta dla osoby potrzebującej wyłącznie rocznego rozliczenia PIT. To osobny, bezpłatny program. Nie zastąpi pełnej księgowości prowadzonej w TaxMachine.^2,11

• TaxMachine PITy służy do sporządzania rocznych zeznań PIT. Firma szukająca programu do pełnej księgowości potrzebuje innego produktu z oferty.^2,11

Najczęstsze pytania o TaxMachine

TaxMachine udostępnia FAQ z 249 gotowymi odpowiedziami w 15 kategoriach.¹

Ile odpowiedzi zawiera FAQ TaxMachine?

FAQ TaxMachine porządkuje wspomniane odpowiedzi tematycznie.¹ Można w nim znaleźć instrukcje poszczególnych operacji oraz informacje o warunkach korzystania z programu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.