enova365 — opinie, KSeF i integracje

Czym jest enova365 i dla kogo powstał?

enova365 to system ERP z modułami księgowymi dla małych i dużych firm. Obsługuje księgowość uproszczoną i pełną.¹ Z modułów mogą korzystać zarówno jednoosobowe działalności, jak i duże biura rachunkowe.^2,3

Małe firmy mogą stopniowo rozszerzać funkcje enova365. Średnie przedsiębiorstwa korzystają z modułów analitycznych i integracji, a oferta obejmuje też duże firmy.⁴ System służy wewnętrznym działom księgowym oraz biurom rachunkowym obsługującym wiele podmiotów.²
Przy wyborze liczy się rodzaj księgowości i organizacja pracy między podmiotami. Producent wymienia 25 modułów podstawowych i 29 dodatkowych; tyle możliwości rozbudowy ma enova365⁵.

• Biura rachunkowe: oferta obejmuje specjalne licencje, dodatki i Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. Biuro powinno uwzględnić je przy określaniu potrzebnego zakresu systemu.^1,6
• Grupy kapitałowe: funkcja wielofirmowości służy organizacjom obsługującym wiele podmiotów lub lokalizacji.^7,8
• Firmy z rozbudowanymi procesami: zestawienie systemów ERP przypisuje enova365 średnim organizacjom, firmom z wieloma działami i procesami workflow oraz biurom rachunkowym.⁹
• Skala wdrożeń: katalog ERP podaje 9 500 zrealizowanych wdrożeń enova365. Ta liczba mówi o rozpowszechnieniu systemu, nie o jego dopasowaniu do danej firmy.⁶

enova365 jest systemem księgowym w ramach ERP. Zakres warto dobrać do liczby obsługiwanych podmiotów i sposobu organizacji pracy. Znaczenie ma więc nie sama skala firmy, lecz także jej potrzeby księgowe.

Funkcje enova365

enova365 obsługuje 3 formy ewidencji: KPiR, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i pełną księgowość w księdze handlowej.^10,11
System pozwala księgować dokumenty, prowadzić rozrachunki i analizować dane finansowe. Część zadań wymaga jednak odrębnych modułów lub dodatków.^1,6,7,10

• Księga podatkowa i księga handlowa: moduł Księga podatkowa ewidencjonuje operacje, księguje dokumenty i generuje dokumenty podatkowe. Księga handlowa obejmuje dzienniki oraz konta główne i pomocnicze.⁴
• Dekretacja: dokumenty można wprowadzić ręcznie lub zaimportować. Przy księgowaniu służą do tego wzory, schematy księgowe, matryce dokumentów i bufor. Dekretacja polega na przypisaniu zapisu do właściwych kont księgowych.^1,7
• Importy: system przyjmuje z plików txt i xml dokumenty zakupu i sprzedaży, raporty kasowe, wyciągi bankowe oraz dokumenty magazynowe. Format enovaTXT obsługuje dodatek Importy Księgowe. Dane można też importować z Excela i wklejać z arkusza xls do dokumentów PK.^1,12
• Bank i należności: enova365 obsługuje przelewy, wyciągi i ich automatyczne rozliczanie. Obejmuje też mechanizm podzielonej płatności oraz wpłaty i wypłaty walutowe z naliczaniem różnic kursowych. Rozrachunki pozwalają przygotować prognozy wydatków, ponaglenia, wezwania do zapłaty i noty odsetkowe. Osobny moduł Windykacja ewidencjonuje przeterminowane należności i monitoruje dłużników.^1,7,10,11,12
• Majątek i sprawozdawczość: ewidencja obejmuje również środki niepodlegające amortyzacji. Dla amortyzacji wskazano 3 metody: liniową, degresywną i jednorazową. Moduł Środki trwałe uwzględnia wartości niematerialne i prawne oraz wyposażenie, a Księga inwentarzowa udostępnia raporty o majątku. System sporządza też bilans, rachunek zysków i strat oraz własne zestawienia.^1,2,4
• Wiele firm: wspólna baza łączy księgowość, kadry i płace oraz fakturowanie wielu podmiotów. Analizę ułatwiają wspólne słowniki, ujednolicony plan kont, zestawienia obrotów i sald, raporty oraz wskaźniki KPI.^7,8,10
• Moduły uzupełniające: Handel obejmuje sprzedaż, zakupy, zamówienia i magazyn. DMS archiwizuje dokumenty i rozpoznaje tekst z grafik oraz PDF za pomocą OCR. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego przyjmuje dokumenty przez przeglądarkę, a moduł Nieruchomości służy do ewidencji i rozliczania najmu.^6,8

Dobierając enova365, trzeba oddzielić funkcje księgowe od dodatków i osobnych modułów. Do tych ostatnich należą Importy Księgowe, Windykacja i DMS.^1,6,10

Ile kosztuje enova365?

Orientacyjny koszt enova365 to 200–300 zł netto miesięcznie za użytkownika SaaS z dostępem do wszystkich modułów. Przy licencji wieczystej wynosi 4 000–7 000 zł za użytkownika. Są to kwoty z zestawień ofert, nie jedna cena za każdy zestaw modułów księgowych.¹³
System można kupić także w abonamencie miesięcznym lub rocznym.¹¹

Plany i abonamenty

W modelu SaaS koszt zależy od użytkownika lub pakietu stanowisk. Licencja wieczysta oznacza z kolei jednorazowy zakup uprawnienia do korzystania z programu. To różne sposoby rozliczania dostępu.^13,14

Dane w tabeli: 13,14

Instalacja lokalna również zakłada minimum 1 stanowisko, ale wymaga zakupu serwera i licencji.¹⁴ Licencję udostępnianą przez IT Mation można też opłacać w abonamencie. Przy dostępie zapewnianym przez Neofin moduły należą do klienta albo biuro udostępnia je na czas umowy.^15,16

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Na koszt enova365 składa się nie tylko licencja, lecz także serwis, infrastruktura i wdrożenie. Dla firmy zatrudniającej 50–200 osób pierwszy rok oszacowano na 80 000–200 000 zł netto. Ta kwota obejmuje licencje, wdrożenie i serwer.¹³

Dane w tabeli: 13,14,17,18

Zmiany w systemie są dostępne bezpłatnie w ramach posiadanych licencji. Neofin pobiera natomiast opłatę za udostępnienie klientom modułu XLE EOD do samodzielnego wprowadzania dokumentów elektronicznych.^8,16
Całkowity koszt zależy od modelu licencji, liczby użytkowników i zakresu usług. Po zakończeniu promocji migracyjnej punktem odniesienia pozostają podane stawki licencyjne i abonamentowe, bez zniżki 30%.^13,14

Wersje, limity i sposób udostępniania enova365

enova365 działa lokalnie albo w chmurze publicznej lub prywatnej, zależnie od licencji. Dostęp jest możliwy na komputerze i urządzeniach mobilnych.^1,2 Zestawienie modeli wskazuje minimum 1 stanowisko zarówno dla SaaS, jak i instalacji lokalnej.¹⁴ To minimum nie jest maksymalnym limitem użytkowników.

• Wersje programu: enova365 działa w przeglądarce i na komputerze. Dostępna jest też aplikacja mobilna na Androida i iOS.¹¹
• Dostęp online przy instalacji lokalnej: licencja enova365 MULTI pozwala korzystać z programu online także po instalacji w infrastrukturze klienta. Sama instalacja lokalna nie daje uprawnienia do takiej pracy.¹
• Obowiązki przy wdrożeniu lokalnym: firma odpowiada za kopie zapasowe i ręczne instalowanie aktualizacji prawnych. Przy planowaniu infrastruktury ERP uwzględnia się też licencje Windows Server i CAL, często SQL Server, oraz zdalny dostęp.^9,14
• Zakresy z katalogu ERP: przy enova365 widnieje 25–250 użytkowników w polu „Dedykowane branże” i 1–200 użytkowników w polu „Docelowy użytkownik”. Pola opisują różne zakresy katalogowe, nie jeden wspólny limit licencji.⁶

Producent podał datę udostępnienia wersji 2210.2.2: 20 października 2022 r. Ta data dotyczy wskazanej wersji, a nie aktualizacji każdego wdrożenia.⁸
Wybór chmury albo instalacji lokalnej określa również podział obowiązków technicznych. Znaczenie ma przy tym licencja na dostęp online.

Integracje enova365

enova365 łączy księgowość z bankowością, systemami magazynowymi i sprzedażowymi oraz narzędziami wymiany danych.^1,2,7,10,14
Sposób połączenia zależy od systemu. Można korzystać z usług bankowych, wymiany plików lub dedykowanych modułów importu i eksportu.^1,2,7,10. Według producenta usługa Elektroniczne Wyciągi Bankowe obsługuje dziewięć głównych banków w Polsce¹⁹.

• Bankowość online i offline: usługa webservice pozwala wykonywać operacje bankowe bez logowania do systemu bankowego. Integracja z rachunkiem obejmuje podgląd danych, import operacji i wyciągów oraz eksport list przelewów.^7,10,11
• Systemy sprzedażowe: enova365 przyjmuje dokumenty z innych systemów przez 2 formaty plików: txt i xml. Moduł Importy Księgowe pomaga księgować dane z innych źródeł. Eksporty Księgowe przekazują komplety dokumentów do innych systemów lub baz danych.^1,2
• Systemy zewnętrzne: wskazano integrację z ExpertWMS® oraz współpracę z Microsoft Office i SharePoint. flowMEE deklaruje eksport rozliczonych transakcji do enova365.^13,14,20
• Administracja i raportowanie: integracja z BDO obejmuje karty ewidencji i przekazania odpadu oraz aktualizację słownika kodów. Wymieniono także PUE, JPK i e-Deklaracje. Połączenie z KSeF pozwala wysyłać i pobierać faktury.^4,8
• Dane przedsiębiorstwa: moduły księgowe są zintegrowane z produkcją, handlem oraz kadrami i płacami. Moduł BI udostępnia uporządkowany zbiór danych zewnętrznemu narzędziu analitycznemu.^2,6

Oceniając integracje enova365, warto rozdzielić połączenie z usługą bankową od wymiany dokumentów przez pliki txt i xml. Osobną kategorią są funkcje modułów Importy Księgowe i Eksporty Księgowe.^1,2,7,10. Dokumentacja modułu Importy Księgowe wskazuje jeden format pliku do przenoszenia dokumentów z innych systemów: enova365.txt²¹.

Wdrożenie i wsparcie enova365

Wdrożenie enova365 obejmuje analizę potrzeb, konfigurację, migrację danych, szkolenie użytkowników i późniejsze wsparcie. Katalog ERP szacuje ten proces na 1–6 miesięcy.^4,6
Zakres prac zależy od procesów, które firma przeniesie do systemu. Czas wdrożenia nie jest więc tym samym co czas potrzebny na zapoznanie się z programem.

• Przygotowanie: analiza potrzeb i konfiguracja określają, jak system ma odzwierciedlać pracę firmy. Wdrożenie wymaga doświadczenia i specjalistycznej wiedzy, co trzeba uwzględnić przy ustalaniu zakresu prac z wykonawcą.⁴
• Infrastruktura własna: standardowe wdrożenie i utrzymanie systemu na własnym sprzęcie wymaga wydajnych komputerów, serwera oraz stałej obsługi informatycznej. Za organizację tych prac odpowiada firma wybierająca ten model.¹⁵
• Zapoznanie się z programem: partner Cloudport umożliwia bezpłatne przetestowanie enova365. Test nie zastępuje wdrożenia, które obejmuje przeniesienie danych i szkolenie pracowników.¹⁵

Firma planująca uruchomienie enova365 może przyjąć jako punkt odniesienia 1–6 miesięcy. Nie jest nim sam termin udostępnienia programu.⁶ Przy własnej infrastrukturze harmonogram musi uwzględnić również zadania związane z jej utrzymaniem.¹⁵

Co enova365 robi inaczej niż konkurencja?

Na tle Comarch ERP Optima system enova365 wyróżnia centralne miejsce ewidencji i księgowania różnych rodzajów dokumentów.¹² Porównanie odnosi się do konkretnych czynności księgowych i konfiguracji programu, nie do wszystkich systemów ERP.
Dział księgowy powinien więc ocenić różnice w obiegu dokumentów, rozrachunkach i prowadzeniu analityki.

• Listy i interfejs: w porównaniu z Comarch ERP Optima enova365 pozwala łatwiej dodawać kolumny i tworzyć własne listy. Daje też szersze możliwości dostosowania interfejsu, co ma znaczenie dla zespołów pracujących na własnych widokach danych księgowych.¹²
• Rozrachunki: powiązanie ich z płatnościami pomaga ograniczać rozbieżności między należnością lub zobowiązaniem a rozliczeniem. Chodzi o kontrolę zapisów płatniczych, nie o samo wystawianie dokumentów.¹²
• Analityka: szczegółowe opisy analityczne można tworzyć bez rozbudowy planu kont. Można je też przenosić podczas kopiowania dokumentów, zachowując dodatkowy opis zapisów bez mnożenia kont księgowych.¹²
• Waluty i VAT: system obsługuje VAT w PLN przy płatnościach w innych walutach podczas rozliczania i księgowania. Przydaje się to firmom oddzielnie ujmującym walutę płatności i walutę podatku.¹²

Opisane przewagi enova365 dotyczą porównania z Comarch ERP Optima. Nie oznaczają, że program będzie lepszy od każdego konkurenta.¹²

Plusy i minusy enova365

enova365 pozwala dopasować księgowość i później rozszerzać system. Porównanie z Comarch ERP Optima wskazuje jednak ograniczenia dotyczące opłat licencyjnych, konfiguracji i dostępu do pomocy.^1,4,12
Różnice odczuje zarówno biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów, jak i firma samodzielnie administrująca systemem.^4,12

enova365 a rozliczenia podatkowe: 7 struktur JPK oraz deklaracje VAT-7, VAT-UE, VAT-27 i CIT-8

enova365 generuje i wysyła 7 struktur JPK oraz przygotowuje deklaracje VAT i podatku dochodowego.^1,10
Kontrola obejmuje dane pliku JPK. Rozliczenia VAT uwzględniają z kolei standardowe i szczególne metody ewidencji.^1,11

Kontrola i wysyłka plików JPK

enova365 generuje pliki JPK, w tym JPK_VAT, i weryfikuje spójność oraz poprawność wygenerowanego pliku.¹⁰ Dane można przesłać do oficjalnej lub testowej bramki Ministerstwa Finansów. Zapisany JPK wraz z podpisem pozostaje w bazie danych.^11,12

• Zakres: dostawca wskazuje obsługę 7 struktur JPK. Liczba dotyczy struktur, a nie plików wysyłanych przez firmę.¹⁰
• Firmy wielooddziałowe: system pozwala prowadzić oddzielne rejestry VAT. Deklaracje VAT i JPK można przygotowywać w wariancie oddziałowym lub wspólnym.¹

Deklaracje oraz korekty dokumentów podatkowych

enova365 nalicza deklaracje VAT, zaliczki na podatek dochodowy oraz deklaracje CIT i PIT. Obsługuje również wysyłkę e-Deklaracji.¹ Dokumenty podatkowe można korygować automatycznie lub ręcznie. Są to 2 dostępne sposoby korekty, nie gwarancja automatycznego poprawienia każdego zapisu.¹¹

• Wymienione formularze: program tworzy i przekazuje VAT-7, VAT-UE, VAT-27 oraz CIT-8.¹¹
• Metody rozliczenia VAT: ewidencja obejmuje metodę kasową i memoriałową, VAT marża oraz współczynnik struktury sprzedaży. Uwzględnia też transakcje wewnątrzwspólnotowe i import towarów oraz usług.^1,11
• Wiele podmiotów: rozwiązanie wielofirmowe prowadzi odrębną sprawozdawczość VAT i CIT dla każdej firmy. Wspólna obsługa podmiotów nie oznacza jednej deklaracji podatkowej dla wszystkich.⁸

enova365 i KSeF: faktury z wielu kont a zakres integracji z API 2.0

enova365 wysyła i pobiera faktury z wielu kont KSeF. Zakres produkcyjnego API 2.0 i warunki komunikacji to osobne kryteria wyboru.^8,9
Biuro rachunkowe powinno rozróżnić dostęp do wielu kont KSeF od obsługi wielu NIP w konkretnym obiegu dokumentów.^8,9

Wysyłanie i pobieranie faktur z wielu kont KSeF

enova365 pozwala wysyłać i pobierać faktury z wielu kont KSeF. Może też opcjonalnie drukować numer KSeF na fakturach sprzedaży i zakupu.⁸ Własny moduł KSeF jest rozwijany również pod kątem pracy biur rachunkowych i obiegu dokumentów.⁹
Dla biura liczy się nie tylko wymiana faktur, ale też przypisanie ich do właściwego procesu obsługi klienta. Domyślny limit API KSeF 2.0 dla pobierania faktury po numerze KSeF wynosi 16 żądań na minutę²².

API 2.0, certyfikaty i obsługa wielu NIP jako kryteria wyboru

Przy wyborze enova365 do KSeF trzeba ocenić kupowaną wersję programu pod kątem produkcyjnego API 2.0. Znaczenie mają też certyfikaty, limity, cena komunikacji i obsługa wielu NIP. Samo wymienienie tych kwestii nie potwierdza dostępności każdej funkcji.⁹

• Komunikacja z KSeF: znaczenie mają wersja API 2.0, sposób użycia certyfikatów, limity i cena komunikacji.⁹
• Organizacja pracy: przy zakupie liczą się obsługa wielu NIP, workflow, model chmurowy lub lokalny oraz koszty użytkowników i serwera.⁹

Nauka księgowości w enova365: odrębny kurs Akademii Enova 365 z 27 lekcjami

„Księgowość w enova365” to szkolenie Akademii Enova 365, nie plan licencyjny programu. Kurs obejmuje 27 lekcji i około 6 godzin nagrań. Można wybrać wariant samodzielny lub ze wsparciem eksperta; różnią się ceną i zakresem pomocy.²³

Kurs „Księgowość w enova365”: 1 100 PLN za wariant samodzielny

Wariant samodzielny kursu „Księgowość w enova365” kosztuje 1 100 PLN za szkolenie.²³ To cena kursu, a nie modułu księgowego czy abonamentu enova365.
W tym wariancie nie ma pakietu godzin wsparcia przewidzianego w drugiej wersji oferty.²³

Wariant za 2 100 PLN: 4 godziny wsparcia eksperta

Wariant ze wsparciem eksperta kosztuje 2 100 PLN za szkolenie i obejmuje 4 godziny wsparcia.²³ Jest to pozycja odrębna od dostępu do programu. Wyższa kwota dotyczy pomocy eksperta w ramach kursu, nie rozszerzenia licencji enova365.
Wybór zależy od tego, czy oprócz nagrań potrzebny jest czas pracy z ekspertem przewidziany w ofercie.²³

Opinie klientów o enova365

Dla kogo jest enova365, a dla kogo nie?

enova365 warto rozważyć, gdy firma łączy księgowość z obsługą wielu oddziałów, projektów lub procesów operacyjnych. Katalog ERP rekomenduje system organizacjom zarządzającym sprzedażą, logistyką i produkcją, a nie tylko magazynem i księgowością.⁶
O dopasowaniu rozstrzyga zakres pracy, który firma chce przenieść do systemu.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma działa w wielu oddziałach: enova365 obsługuje rozliczenia VAT i JPK oddzielnie dla oddziałów albo wspólnie. Te 2 warianty mają znaczenie, gdy księgowość musi odzwierciedlać strukturę przedsiębiorstwa.¹
• Praca obejmuje projekty i dokumenty: porównanie systemów wskazuje enova365 firmom usługowym, budowlanym i transportowym. Chodzi o organizacje potrzebujące zarządzania projektami, zadaniami i obiegiem dokumentów.¹³
• Koszty projektów opisują osoby spoza księgowości: moduł Opis Analityczny enova365 jest rekomendowany pracownikom kwalifikującym koszty i dokumenty do budżetów projektowych. Nie potrzebują przy tym dostępu do pełnej księgowości.²⁴

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Zakres wyboru kończy się na magazynie i księgowości: katalog ERP rekomenduje enova365 firmom zarządzającym także sprzedażą, logistyką i produkcją. Jeśli firma nie planuje objąć tych procesów systemem, punktem porównania są programy obsługujące wyłącznie potrzebne obszary.⁶

Alternatywy dla enova365

Licencja SAP Business One Professional kosztuje około 12 000–15 000 zł netto jednorazowo za użytkownika.¹³ Oba systemy są porównywane z enova365. Podane kwoty dotyczą jednak różnych modeli licencjonowania i zakresów kosztów.^12,13

Dane w tabeli: 13,25

• Comarch ERP Optima: bezpośredni punkt odniesienia przy porównywaniu z enova365 księgowości, licencji i obsługi.¹²
• SAP Business One: alternatywa w porównaniu systemów dla średnich przedsiębiorstw. Przy ocenie budżetu trzeba oddzielić koszt jednorazowej licencji od corocznego utrzymania.¹³

Wskazano też inne alternatywy: InsERT nexo, InsERT nexo PRO i Symfonia.⁹ W oficjalnym sklepie InsERT elektroniczna licencja Rewizora nexo PRO na jedno stanowisko kosztuje 2745 zł netto²⁶.

Najczęstsze pytania o enova365

enova365 warto oceniać oddzielnie pod kątem obsługi wielu firm, sposobu dostępu i uprawnień klienta biura rachunkowego. Pytania te dotyczą różnych elementów oferty. Chodzi o wspólną bazę, licencję, model udostępniania i Pulpit Klienta.

Czy enova365 pozwala prowadzić księgowość wielu firm w jednej bazie?

Tak. enova365 obsługuje wiele firm we wspólnej bazie, co odpowiada potrzebom biura rachunkowego lub organizacji księgującej kilka podmiotów. Wspólna baza nie oznacza jednak, że dane wszystkich firm tworzą jedną ewidencję.⁸

Czy korzystanie z enova365 online wymaga określonej licencji?

Tak. Dostęp online wymaga odpowiedniej licencji enova365 MULTI, również gdy program działa w infrastrukturze klienta. Miejsce instalacji i uprawnienie do pracy online to dwie odrębne kwestie.¹

Czy enova365 działa lokalnie i w chmurze?

Tak. enova365 jest dostępna lokalnie i w chmurze. Wybór modelu określa, kto odpowiada za utrzymanie środowiska pracy firmy.² W usłudze Archiwizator Azure kopie zapasowe można wykonywać codziennie albo raz w tygodniu, zależnie od wybranego pakietu²⁷.

Czy klient biura rachunkowego może wystawić fakturę w Pulpicie Klienta?

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego pozwala przekazywać i wprowadzać przez przeglądarkę dokumenty do zaksięgowania. Nie należy z tego wywodzić uprawnienia klienta do wystawiania faktur w Pulpicie. Fakturowanie i dostęp do dokumentów księgowych to odrębne funkcje.⁶

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.