e-Sprawozdania finansowe

E-sprawozdania finansowe sporządza się elektronicznie i przekazuje właściwemu organowi. Praca zaczyna się od zamknięcia ksiąg, a obejmuje też przygotowanie pliku XML, uzupełnienie danych, podpisanie, zatwierdzenie i wysyłkę dokumentów.¹
Poniżej opisujemy podgląd w aplikacji Ministerstwa Finansów, podpisywanie oraz przekazanie sprawozdania do KRS lub KAS. Obowiązek sporządzania sprawozdań w postaci elektronicznej wszedł w życie 1 października 2018 r.²

Czym jest struktura XML e-sprawozdania finansowego?

Struktura XML wyznacza układ danych w elektronicznym sprawozdaniu. Reguły budowy pliku opisuje schemat XSD, na podstawie którego sporządza się ustrukturyzowane e-sprawozdania.³
Art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości zobowiązuje jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS do stosowania struktury logicznej i formatu udostępnionych w BIP⁴.

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) są wyjątkiem od tej zasady. Sprawozdania sporządzane zgodnie z MSR nie muszą mieć struktury XML, ponieważ Ministerstwo Finansów nie opublikowało dla nich odpowiednich struktur.⁵
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, dokumentów tych nie obejmuje obowiązek stosowania ministerialnej struktury XML; dotyczą ich odrębne zasady formatu².

Jak przygotować e-sprawozdanie w wymaganym formacie?

E-sprawozdanie przygotowuje się w strukturze właściwej dla jednostki i prezentowanych danych. W aplikacji Ministerstwa Finansów wybiera się rodzaj jednostki oraz typ danych liczbowych. Następnie wpisuje się między innymi NIP, KRS, nazwę, adres i okres sprawozdawczy.⁶
Powstaje plik z danymi jednostki ułożonymi według wymaganej struktury. Art. 45 ust. 5 pozwala wykazać dane w zaokrągleniu do tysięcy złotych, o ile nie zniekształca to obrazu jednostki⁴.

Gdzie złożyć e-sprawozdanie: w KRS czy w KAS?

Miejsce złożenia e-sprawozdania zależy od wpisu jednostki do rejestru przedsiębiorców KRS i jej obowiązków podatkowych. Art. 69 ust. 1 zobowiązuje kierownika jednostki do złożenia rocznego sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym⁴. Tabela pokazuje różnicę między ścieżką rejestrową a podatkową.

O wyborze ścieżki przesądza obowiązek rejestrowy lub podatkowy, nie nazwa pliku. Art. 27 ust. 2 ustawy o CIT kieruje sprawozdania podatników do Szefa KAS, z wyłączeniem podmiotów zobowiązanych do przekazania ich do KRS⁷.

Jakie części i dane zawiera sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe identyfikuje jednostkę oraz przedstawia jej sytuację majątkową i wynik działalności. Wykazane dane uzupełniają dodatkowe informacje i objaśnienia, które w programie FK dodaje się do pliku XML jako nieustrukturyzowany załącznik.⁸
Art. 45 ust. 2 wymienia bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową jako części sprawozdania⁴.

W jakiej postaci przesłać plik i załączniki?

Plik sprawozdania nie jest tym samym co dołączane do niego dokumenty elektroniczne. XML porządkuje dane finansowe, natomiast załączniki mogą mieć inną postać. Uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania oraz o podziale zysku lub pokryciu straty można dołączyć jako skany.⁵
Skan uchwały nie zastępuje jednak samego sprawozdania. Art. 69 ust. 1 wymaga również złożenia odpisu uchwały lub postanowienia dotyczącego zatwierdzenia oraz podziału zysku albo pokrycia straty⁴.

Czym jest e-sprawozdanie finansowe i kogo dotyczy?

E-sprawozdanie finansowe sporządza elektronicznie jednostka, na której ciąży obowiązek sprawozdawczy wynikający z ustawy o rachunkowości. Ta forma dotyczy samego dokumentu finansowego; dokumenty towarzyszące mogą mieć inne formaty. Ministerstwo Finansów udostępniło aplikację e-Sprawozdania Finansowe osobom prawnym działającym poza sektorem finansowym 13 marca 2019 r.^9,10

Czym różni się e-sprawozdanie od dokumentu papierowego?

E-sprawozdanie finansowe jest plikiem podpisywanym i przekazywanym elektronicznie, nie papierowym wydrukiem składanym w urzędzie. Wydruk pomaga przeczytać dane, ale nie zastąpi pliku. Art. 45 ust. 1f nakazuje sporządzić i podpisać sprawozdanie w postaci elektronicznej⁴.

Jak używać aplikacji MF do sporządzenia i podglądu sprawozdania?

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe jest bezpłatna; pozwala przygotować, podpisać i wysłać sprawozdanie przez internet.⁶ Poniższa lista pokazuje kolejne czynności związane z dokumentem. Do podpisania można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego⁴.

• Przygotowanie sprawozdania odbywa się w aplikacji MF. Można też wczytać wcześniej zapisany plik.⁶
• Podgląd sprawozdania pozwala przeczytać wczytany dokument przed podpisaniem.
• Podpisanie i wysłanie sprawozdania kończy pracę z tym dokumentem w aplikacji. Pozostałe dokumenty można przekazać także bez samego sprawozdania.⁶

Kiedy do sprawozdania dołączyć dokument z badania przez biegłego rewidenta?

Opinię biegłego rewidenta dołącza się wtedy, gdy sprawozdanie jednostki podlegało badaniu. Opinia i sprawozdanie z działalności mogą mieć postać elektroniczną, na przykład PDF; wymagają też podpisu elektronicznego.⁵
Podpis złożony na e-sprawozdaniu nie zastępuje podpisu wymaganego na załączniku. Art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach wymaga, by biegły rewident opatrzył elektroniczne sprawozdanie z badania podpisem kwalifikowanym¹¹.

Podpisy elektroniczne i błędy w e-sprawozdaniach

Podpisy elektroniczne pozwalają ustalić, kto podpisał e-sprawozdanie. Przed wysyłką trzeba również poprawić błędy w danych i pliku. Dokument można opatrzyć podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.⁶
Według Asseco BS podpis osobisty można stosować do e-sprawozdań od 2020 r.³

Na jakie błędy w pliku XML warto uważać?

Plik XML e-sprawozdania trzeba sprawdzić pod kątem danych jednostki, okresu sprawozdawczego i spójności poszczególnych części. Informacje powinny odpowiadać aktualnemu stanowi oraz dołączonym dokumentom.⁶
Warto też skontrolować podpisy: nieprawidłowy podpis elektroniczny należy do częstych przyczyn odrzucenia sprawozdania.⁶ Przed złożeniem plik XML musi przejść walidację względem schematu XSD; wykryty błąd uniemożliwi wczytanie go do systemu KRS¹².

Kto musi podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeśli organ kierujący jest wieloosobowy, zasady podpisania dotyczą również jego pozostałych członków. Osoba obsługująca wysyłkę nie zastępuje ich podpisów samym przekazaniem pliku. Art. 52 ust. 2b dopuszcza podpis co najmniej jednego członka takiego organu, pod warunkiem że pozostali złożą wymagane oświadczenia lub uzasadnione odmowy⁴.

Jak usunąć błędy blokujące złożenie sprawozdania?

Błąd blokujący złożenie e-sprawozdania trzeba poprawić w dokumencie lub podpisie przed ponowieniem wysyłki¹³.

• Komunikat o błędzie należy odczytać w aplikacji użytej do złożenia dokumentu.
• Dane lub plik należy poprawić w narzędziu, w którym powstało sprawozdanie, a potem ponownie przygotować dokument do podpisania¹³.
• Podpisy trzeba złożyć na poprawionej wersji pliku i ponowić wysyłkę¹⁴.

Błędne e-sprawozdanie można złożyć ponownie, jeśli nie minął jeszcze termin składania.⁶
Art. 69 ust. 1 wyznacza termin przekazania sprawozdania do właściwego rejestru sądowego na 15 dni od zatwierdzenia⁴.

Jak sprawdzić ważność podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego?

Weryfikacja podpisu musi dotyczyć dokładnie tego pliku, który zostanie wysłany. Zmiana choćby jednego bajtu podpisanych danych może dać negatywny wynik sprawdzenia podpisu elektronicznego¹⁵.

• Podpis kwalifikowany można sprawdzić narzędziem do weryfikacji podpisów elektronicznych. Trzeba odczytać wynik walidacji i dane osoby podpisującej.
• Podpis zaufany można sprawdzić w usłudze weryfikacji dostępnej przez ePUAP, elektroniczną platformę usług administracji publicznej.
• Wynik weryfikacji trzeba porównać z listą osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania i zachować wraz z wysyłanym plikiem.

Od przygotowania do zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Przygotowanie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego to osobne etapy. Dokument powstaje na podstawie danych z ksiąg, a właściwy organ jednostki podejmuje decyzję o jego zatwierdzeniu.
Planując przekazanie dokumentów, trzeba więc uwzględnić także datę tej decyzji.

Jak przygotować dane i dokumenty do sprawozdania?

Dane do sprawozdania finansowego trzeba uzgodnić z księgami rachunkowymi i dokumentami źródłowymi, zanim powstanie plik.

• Salda ksiąg rachunkowych trzeba uzgodnić z ewidencją oraz wynikami inwentaryzacji.
• Rozliczenia okresu wpływają na ustalenie wyniku finansowego oraz wartości aktywów i zobowiązań, dlatego należy je uwzględnić.
• Dokumenty uzupełniające trzeba przygotować zgodnie z obowiązkami jednostki, aby przekazać je po zatwierdzeniu sprawozdania.

Uzgodnione dane są podstawą sporządzenia sprawozdania.

Kiedy sprawozdanie podlega badaniu?

Sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, jeśli taki obowiązek wynika z przepisów dotyczących jednostki. Przy ustalaniu obowiązku bierze się pod uwagę rodzaj jednostki i ustawowe kryteria badania. Prace rewidenta trzeba zaplanować przed zatwierdzeniem dokumentu.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe zatwierdza organ właściwy dla jednostki. W spółce kapitałowej będzie to zgromadzenie wspólników albo walne zgromadzenie, zależnie od formy prawnej. Podpis na sprawozdaniu nie oznacza jego automatycznego zatwierdzenia.

Jak zaplanować prace nad sprawozdaniem?

Harmonogram sprawozdania finansowego powinien osobno uwzględniać sporządzenie dokumentu, ewentualne badanie, zatwierdzenie i przekazanie. W historycznym przykładzie Symfonii spółka zakończyła rok obrotowy 31 grudnia 2018 r., a termin sporządzenia sprawozdania przypadał na 31 marca 2019 r.¹
Zatwierdzony dokument należało przekazać w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.¹ Ostateczny termin przekazania w tym przykładzie przypadał na 15 lipca 2019 r.¹

Jak potwierdzić przyjęcie sprawozdania przez KRS lub KAS?

Przyjęcie e-sprawozdania potwierdza dokument lub status z systemu, do którego trafił plik. Samo przygotowanie wysyłki nie wystarczy.

• Wysyłkę do KAS można sprawdzić w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe i pobrać UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Aplikacja pozwala otworzyć sprawozdanie, zapisać dane, podpisać plik, przygotować wysyłkę i pobrać UPO.³
• Zgłoszenie do KRS można sprawdzić w systemie użytym do złożenia dokumentów. Należy odczytać jego status i zachować dostępne potwierdzenie.
• Potwierdzenie odbioru trzeba zestawić z wysłanym plikiem i danymi jednostki, a następnie zachować w dokumentacji sprawozdawczej.

UPO lub potwierdzenie z systemu KRS pozwala ustalić wynik złożenia dokumentów w odpowiedniej ścieżce.

Podatki a sprawozdanie finansowe: co trafia do KAS?

Do Szefa KAS trafia elektroniczne sprawozdanie finansowe podatnika CIT. W zależności od wpisu do rejestru przedsiębiorców i zasad dotyczących jednostki plik przekazuje się bezpośrednio albo za pośrednictwem KRS.

Tabela pokazuje drogę przekazania sprawozdania do Szefa KAS zależnie od statusu podatnika CIT w rejestrze przedsiębiorców.

Dane w tabeli: 3,5

Wpis do rejestru przedsiębiorców przesądza, czy opisany podatnik korzysta z Repozytorium Dokumentów Finansowych, czy przekazuje plik bezpośrednio administracji skarbowej. Trzeba przy tym uwzględnić wyjątek dotyczący SPZOZ.

Gdzie znaleźć aplikacje MF, instrukcje i rejestr KRS?

Aplikacje i instrukcje do e-sprawozdań można znaleźć w oficjalnych serwisach Ministerstwa Finansów. Wyszukiwarkę KRS udostępnia z kolei Ministerstwo Sprawiedliwości. Materiały MF pomagają ustalić sposób sporządzenia dokumentu i jego wizualizacji, czyli czytelnego podglądu danych zapisanych w pliku. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) publikuje informacje instytucji publicznych; dokumentację należy odnosić do rodzaju jednostki i jej obowiązków sprawozdawczych.

Wyszukiwarka KRS pomaga ustalić dane wpisu jednostki. Złożone sprawozdania przegląda się natomiast we właściwej usłudze dokumentów finansowych. Sam podgląd pliku nie potwierdza jego przyjęcia – wynik złożenia trzeba odczytać w systemie użytym do wysyłki.

Aktualności dotyczące sprawozdawczości finansowej

Elektroniczna forma sprawozdań finansowych obowiązuje od 1 października 2018 r.⁵ Według Grant Thornton sprawozdania sporządzone po 30 września 2018 r. muszą mieć tę postać.⁵
O wymaganej formie decyduje więc data sporządzenia dokumentu, a nie tylko okres, którego dotyczą dane finansowe².

Kiedy zlecić przygotowanie sprawozdania biuru rachunkowemu?

Przygotowanie sprawozdania finansowego można zlecić biuru rachunkowemu przed zamknięciem ksiąg. Takie wsparcie może dotyczyć uzgodnienia danych, sporządzenia dokumentu lub koordynacji podpisów. Zakres usługi powinien określać, czy biuro przygotuje sprawozdanie i załączniki oraz zajmie się wysyłką. Kierownik jednostki nadal odpowiada za obowiązki sprawozdawcze; zlecenie prac nie zastępuje podpisów ani zatwierdzenia¹⁶.

Który organ administracji powinien otrzymać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe przekazuje się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) albo Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), zależnie od statusu i obowiązków jednostki. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań zgodnie z MSR, kierują e-sprawozdania do KRS.¹⁷
Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe i zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego wysyłają je do KAS.¹⁷

Tabela porównuje adresata wysyłki dla jednostek objętych wskazanymi obowiązkami.

Podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS pobiera z aplikacji e-Sprawozdania Finansowe podpisany plik XML. Następnie wysyła go przez eKRS, elektroniczny system obsługi zgłoszeń do KRS.⁹
Przygotowanie pliku w aplikacji MF nie jest równoznaczne z przekazaniem go właściwą ścieżką.

Jak system ERP wspiera przygotowanie i wysyłkę sprawozdania?

System ERP może pomóc wykorzystać dane księgowe, utworzyć plik e-sprawozdania i skontrolować podpisy przed wysyłką. Dostępne czynności zależą jednak od konkretnego programu i modułu¹³.

• Dane do e-sprawozdania można wpisać ręcznie albo automatycznie pobrać z systemu finansowo-księgowego.¹
• Moduł e-Sprawozdania Finansowe programu FK służy do przygotowania pliku XML według właściwej struktury XSD. System nie przyjmie pliku niezgodnego z opublikowaną strukturą.⁸
• Sprawozdanie w enova365 można podpisać w systemie, przechowywać pliki z podpisami i sprawdzić osoby podpisujące dokument.¹⁷
• Podpis niewłaściwej osoby w enova365 można usunąć, a następnie poprosić o podpis wyznaczonego pracownika.¹⁷

Gotowy plik trzeba jeszcze wysłać właściwą ścieżką i zachować potwierdzenie przyjęcia. Przygotowanie go w ERP nie oznacza, że trafił do organu.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?

Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie może skutkować grzywną lub ograniczeniem wolności.³ Ryzyko wiąże się z niewykonaniem obowiązku złożenia dokumentu. Sporządzenie i podpisanie pliku nie kończy więc sprawy; trzeba jeszcze ustalić, czy trafił skutecznie do właściwego organu.

Przekroczenie terminu nie zwalnia ze złożenia sprawozdania. Jednostka powinna przekazać zaległy dokument i zachować potwierdzenie jego przyjęcia. Późniejsza wysyłka nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności za opóźnienie.

E-sprawozdania i CIT-8: ułatwienia przy składaniu dokumentów

E-sprawozdanie finansowe i CIT-8 to różne dokumenty. Pierwszy przedstawia sytuację finansową jednostki, a CIT-8 jest zeznaniem dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych. Złożenie jednego nie zastępuje drugiego.
Dane z zamkniętych ksiąg mogą posłużyć do przygotowania obu dokumentów, ale każdy trzeba przekazać właściwą dla niego drogą.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dane w e-sprawozdaniu można wykazać w tysiącach złotych?

Tak, jeśli takie zaokrąglenie nie zniekształca obrazu jednostki.

Czy dodatkowe informacje i objaśnienia muszą być częścią ustrukturyzowanego XML?

Nie zawsze. Można je dodać do pliku XML jako nieustrukturyzowany załącznik.

Czy skan uchwały zatwierdzającej może zastąpić plik sprawozdania?

Nie. Skan uchwały może być załącznikiem, ale nie zastępuje samego sprawozdania.

Czy podpisanie sprawozdania oznacza, że zostało ono zatwierdzone?

Nie. Podpisanie i zatwierdzenie to odrębne etapy.

Czy członek wieloosobowego organu może podpisać sprawozdanie samodzielnie?

Co najmniej jeden członek może podpisać sprawozdanie, jeśli pozostali złożą wymagane oświadczenia lub uzasadnione odmowy.

Czy zmiana pliku po złożeniu podpisu może wpłynąć na jego weryfikację?

Tak. Nawet zmiana jednego bajtu podpisanych danych może spowodować negatywny wynik weryfikacji.

Czy złożenie sprawozdania do KAS zastępuje jego przekazanie do KRS?

Nie. Przekazanie dokumentu ścieżką podatkową nie zastępuje obowiązku złożenia go do KRS.

Czy KRS przekazuje Szefowi KAS sprawozdanie podatnika CIT wpisanego do rejestru przedsiębiorców?

Tak. Podatnik składa je do KRS przez Repozytorium Dokumentów Finansowych, a KRS przekazuje plik Szefowi KAS.