Wzór KPiR do druku, w Excelu i PDF

Wzór KPiR określa rozporządzenie ministra finansów. Ten sam akt reguluje sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Arkusz Excel musi więc odtwarzać urzędowy układ i uwzględniać objaśnienia kolumn¹. Artykuł pokazuje przykładowy wpis, przygotowanie wydruku oraz kontekst e-KPiR. Aktualny wzór znajduje się w jedynym, nienumerowanym załączniku do rozporządzenia².

Czym jest KPiR i jak wygląda jej wzór?

KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów działalności. Jej wzór wyznacza miejsce na dane kontrahenta, sprzedaż, zakupy i wydatki. Dzięki temu wiadomo, w której części księgi ująć dokument. Urzędowy wzór obowiązujący od 2026 roku ma 19 numerowanych kolumn².

Jakie kolumny i elementy zawiera wzór KPiR?

Aktualny wzór KPiR ma 19 kolumn. Mieszczą się w nich między innymi identyfikator podatkowy kontrahenta, przychody, wydatki, koszty działalności badawczo-rozwojowej i uwagi. Jest też miejsce na numer identyfikujący fakturę w KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur¹. Numer ten wpisuje się w kolumnie 3².

• Przychody ze sprzedaży obejmują sprzedaż wykazaną w dokumencie.
• Pozostałe przychody to przychody inne niż sprzedaż.
• Zakup towarów handlowych i materiałów oraz koszty uboczne zakupu dotyczą wydatków związanych z ich nabyciem.
• Wynagrodzenia i pozostałe wydatki mają odrębne miejsca w ewidencji kosztów.

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie księgi polega na przypisywaniu danych z dokumentu do właściwych pól. Arkusz kalkulacyjny powinien zachować układ urzędowego wzoru. Każdy wpis musi też pozwalać powiązać kwotę z dokumentem i kontrahentem. Numer dowodu księgowego innego niż identyfikator faktury w KSeF trafia do kolumny 4 [[FNA AF]].

• Wzór PKPiR w Excelu udostępniony przez iForm odwołuje się do jednego załącznika do rozporządzenia z 6 września 2025 r. Rozporządzenie obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. nie zawiera odrębnego załącznika ze wzorem dla rolników^3,4.
• Rozporządzenie obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. określa jeden wzór KPiR, bez odrębnego wzoru dla rolników. Księgi nie można więc prowadzić według dowolnego układu. Akt ten nie wskazuje także progu 10 000 zł rocznego przychodu z działalności gospodarczej w roku podatkowym^2,5.
• Zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi przez grupy rolników wymienione w opisie KPiR-R nie przewiduje rozporządzenie obowiązujące w 2026 r. Nie ustanawia ono również 20-dniowego terminu od założenia księgi^2,5.
• Wniosek o zwolnienie z prowadzenia księgi — rozporządzenie obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. nie przewiduje terminów składania nowych wniosków. Do wniosków złożonych do 31 grudnia 2025 r. stosuje się dotychczasowe przepisy, a wcześniej przyznane zwolnienia zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane^2,5.

Jak wygląda przykładowy wpis w KPiR?

Przykładowy wpis w KPiR dotyczący sprzedaży łączy dokument z kontrahentem i kwotą przychodu. To rodzaj zdarzenia gospodarczego rozstrzyga, gdzie trafi kwota. Tabela pokazuje miejsce zapisu dla sprzedaży i zakupu towarów handlowych.

We wzorze z 2017 roku przychód ze sprzedaży towarów i usług wpisywano w kolumnie 7⁶. O miejscu wpisu decydował więc opis kolumny odpowiadający sprzedaży.

Co oznacza prowadzenie KPiR narastająco?

Prowadzenie KPiR narastająco oznacza sumowanie zapisów od początku roku podatkowego do końca rozliczanego okresu. Podsumowanie pokazuje osobno wartości za bieżący okres i ich łączną wartość od początku roku. Tych sum nie należy mylić. Zgodnie z pkt 19 objaśnień do aktualnego wzoru dane z kolumn 9–16 sumuje się po zakończeniu każdego miesiąca².

Urzędowy wzór wskazuje miejsce zapisu. Dane i kwotę dostarcza dokument źródłowy. Podstawą wpisów są dowody księgowe wskazane w § 6 ust. 3 aktualnego rozporządzenia².

Wzór KPiR od 2017 roku: wpisywanie przychodów i kosztów

Od 2026 r. KPiR ma nowy układ zgodny z JPK_PKPiR, czyli strukturą jednolitego pliku kontrolnego dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów⁷. Przy przenoszeniu wpisów ze starszego arkusza sam numer kolumny może wprowadzić w błąd. Przychody i koszty trzeba przypisać według nazw pól.

Co zmieniło się we wzorze KPiR od 2017 roku?

Numeracja pól stosowana do końca 2025 r. różni się od numeracji obowiązującej od 2026 r. Porównanie pozwala odnaleźć te same kategorie zapisów w obu układach. Zmiana numeru kolumny nie zmienia charakteru przychodu ani kosztu.

Tabela zestawia numery kolumn dla kategorii przychodów i wydatków według wFirma.pl, w kolejności pól księgi. We wzorze z 2017 roku zakup towarów handlowych i materiałów wpisywano w kolumnie 10⁶.

Dane w tabeli: 8

Przychody i wydatki w KPiR rozpoznawaj po opisie kolumny, szczególnie gdy korzystasz ze starszego arkusza Excel. Wzór z 2017 roku miał 17 kolumn, a obowiązujący od 2026 roku ma ich 19. Numery pól mogą się zatem różnić⁸.

Obsługa księgi przychodów i rozchodów: wpisy ręczne, podgląd i wydruk

KPiR można przeglądać i drukować z programu księgowego po wybraniu okresu ewidencji. W systemie wFirma.pl dostępne są wydruk księgi, jej podsumowanie za wybrany okres oraz pobranie pliku JPK_PKPiR w formacie XML⁸. Tabela pokazuje zastosowanie obu formatów. Wydruk ewidencji pobiera się jako PDF, a plik JPK_PKPiR jako XML⁹.

Jak wydrukować księgę przychodów i rozchodów?

Wydruk KPiR przygotowuje się z widoku księgi za wybrany okres. Wybierz okres i otwórz podgląd wydruku. Sprawdź, czy widać kolumny oraz sumy, a następnie skieruj księgę do drukarki albo zapisz ją jako PDF. W podglądzie aktualnej KPiR zwróć uwagę na widoczność wszystkich 19 numerowanych kolumn².

Jak wyświetlić księgę w trybie pełnoekranowym?

Podgląd KPiR można powiększyć w przeglądarce lub czytniku PDF bez zmieniania zapisów w księdze. Otwórz księgę i włącz tryb pełnoekranowy. Przewiń widok, by zobaczyć kolumny znajdujące się poza krawędzią okna. W przeglądarce Firefox klawisz F11 przełącza między trybem pełnoekranowym a zwykłym¹⁰.

Jak wydrukować podsumowanie księgi?

Podsumowanie KPiR drukuje się osobno od szczegółowych wpisów. Wybierz okres, otwórz podgląd i przed wydrukiem sprawdź sumy przychodów oraz wydatków. Podsumowanie pokazuje wartości zbiorcze; wydruk całej księgi pozwala odczytać poszczególne zapisy. We wzorze z 2017 roku łączne przychody wykazywano w kolumnie 9, a łączne wydatki w kolumnie 14⁶.

Czego nie wpisuje się do księgi przychodów i rozchodów?

KPiR nie służy do zapisywania wydatków prywatnych ani operacji niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Dokumentu ujętego w księdze nie wpisuje się ponownie tylko dlatego, że występuje też w innym zestawieniu. Każdy ręczny wpis trzeba powiązać z dokumentem źródłowym i właściwą kategorią przychodu lub kosztu. Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wiąże koszty podatkowe z uzyskaniem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła¹¹.

Wypełnianie KPiR krok po kroku

KPiR wypełnia się na podstawie dowodów księgowych, czyli dokumentów potwierdzających zdarzenia gospodarcze. Przed wpisaniem kwoty ustal, czego dotyczy dokument. Następnie wybierz właściwą część księgi. Rodzaje dowodów będących podstawą wpisów, w tym faktury, rachunki i dokumenty celne, określa § 6 ust. 3 aktualnego rozporządzenia².

• Dowód księgowy stanowi podstawę wpisu w KPiR. Odczytaj z niego datę, dane kontrahenta, opis zdarzenia i kwotę.
• Data ujęcia zależy od zasad właściwych dla danego zdarzenia. Ustal ją przed zapisaniem dokumentu w księdze.
• Kategoria wpisu wynika z rodzaju zdarzenia gospodarczego. Przypisz kwotę do odpowiedniego pola przychodów albo wydatków.
• Kontrola wpisu polega na porównaniu zapisu z dowodem księgowym. Sprawdź też, czy dokument nie trafił już do księgi.

Poprawny wpis w KPiR pozwala odnaleźć dokument źródłowy i ustalić, czego dotyczy przychód lub wydatek².

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest data zdarzenia gospodarczego w KPiR?

To data związana ze zdarzeniem potwierdzonym dowodem księgowym. Datę ujęcia wpisu ustala się według zasad właściwych dla danego zdarzenia.

Czy numer faktury z KSeF i numer dowodu księgowego wpisuje się w to samo pole?

Nie. Numer identyfikujący fakturę w KSeF wpisuje się w kolumnie 3, a numer innego dowodu księgowego w kolumnie 4.

Czy od 2026 roku obowiązuje osobny wzór KPiR dla rolników?

Nie. Rozporządzenie obowiązujące od 2026 roku określa jeden wzór KPiR i nie zawiera odrębnego wzoru dla rolników.

Czy zwolnienie z prowadzenia KPiR przyznane wcześniej zachowuje ważność?

Tak. Wcześniej przyznane zwolnienia zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane.

Czy rozporządzenie obowiązujące od 2026 roku wskazuje próg 10 000 zł przychodu z działalności?

Nie. Rozporządzenie nie wskazuje takiego progu rocznego przychodu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.