Nota księgowa — kiedy się stosuje i jak zaksięgować

Nota księgowa jest dowodem księgowym dokumentującym operację gospodarczą między jednostką a kontrahentem, gdy rozliczenie nie podlega przepisom o VAT.^1,2
W artykule wyjaśniamy, kiedy stosuje się noty obciążeniowe, uznaniowe i odsetkowe, jakie dane powinny zawierać oraz jak je księgować. Wymagane elementy dowodu księgowego określa art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości³.

Czym jest nota księgowa i do czego służy?

Nota księgowa wykazuje należność lub zobowiązanie, którego nie dokumentuje faktura VAT. Określa podstawę obciążenia bądź uznania kontrahenta i wiąże kwotę z konkretnym zdarzeniem gospodarczym.
Art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT obejmuje opodatkowaniem odpłatną dostawę towarów oraz odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju⁴.

Wystawienie noty dokumentuje roszczenie, ale nie dowodzi jeszcze, że żądana kwota jest zasadna. Podstawę rozliczenia trzeba ustalić na podstawie umowy, korespondencji lub innych dokumentów dotyczących zdarzenia.
Według art. 6 Kodeksu cywilnego roszczenie musi udowodnić osoba, która wywodzi z niego skutki prawne⁵.

Nota określa przedmiot rozliczenia; dokumenty źródłowe uzasadniają jego wartość. Dowód księgowy musi być rzetelny, kompletny i wolny od błędów rachunkowych, czego wymaga art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości³.

Jak wygląda prawidłowo sporządzona nota?

Z noty powinno jasno wynikać, kto uczestniczy w rozliczeniu, czego ono dotyczy i jaką ma wartość. Art. 21 ust. 1 pkt 2–4 ustawy o rachunkowości wymaga określenia stron, opisu i wartości operacji oraz daty jej dokonania³.

• Oznaczenie dokumentu i stron pozwala rozpoznać wystawcę noty oraz kontrahenta, którego dotyczy rozliczenie.
• Opis podstawy rozliczenia wiąże obciążenie lub uznanie z umową bądź innym dokumentem źródłowym.
• Daty i kwota wskazują, kiedy wystawiono notę oraz jaka jest wartość należności lub zobowiązania.

Opis noty pomaga przypisać rozliczenie do właściwego zdarzenia gospodarczego. Obowiązek podania opisu operacji i jej wartości wynika z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości³.

Czy kwota z noty zawsze stanowi koszt?

Kwota z noty księgowej nie zawsze jest kosztem uzyskania przychodów. O jej ujęciu podatkowym decyduje rodzaj obciążenia, nie nazwa dokumentu.
Art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT wyłącza z kosztów między innymi kary umowne i odszkodowania za wady dostarczonych towarów⁶.

Tabela odróżnia koszt wykazany w księgach od wydatku uznawanego za koszt podatkowy.

Zapis w księgach i zaliczenie kwoty do kosztów podatkowych to odrębne decyzje. Nota potwierdza rozliczenie, lecz sama nie daje prawa do odliczenia kosztu.
Art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT wyłącza z kosztów naliczone, lecz niezapłacone odsetki od zobowiązań, również udokumentowanych notą⁷.

Czym jest nota obciążeniowa i jak rozliczyć ją po obu stronach?

Nota obciążeniowa jest notą księgową, w której wystawca wykazuje należność wobec kontrahenta. Może dotyczyć odsetek od niezapłaconego zobowiązania albo kary za naruszenie warunków umowy.¹
Wystawca oblicza kwotę na podstawie dokumentów źródłowych, a odbiorca sprawdza zasadność obciążenia przed jego ujęciem. Gdy nie oznaczono stopy odsetek za opóźnienie, art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje stopę referencyjną NBP powiększoną o 5,5 punktu procentowego⁵.

PragmaGO opisuje przygotowanie noty obciążeniowej w 2 egzemplarzach: oryginał trafia do odbiorcy, kopia zostaje u wystawcy.⁸
Wystawca wykazuje należność, a odbiorca ocenia, czy powstało zobowiązanie. Art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości zalicza dokumenty przekazywane kontrahentom w oryginale do zewnętrznych dowodów własnych³.

Przy obciążeniu karą umowną lub odsetkami potrzebne są dokumenty pozwalające odtworzyć podstawę i wyliczenie należności. Karę umowną można zastrzec za niewykonanie albo nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego, zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego⁵.

• Podstawa obciążenia wynika z umowy albo z opóźnienia w zapłacie. Dokument źródłowy powinien wskazywać, skąd bierze się żądanie.
• Kwota obciążenia musi odpowiadać wyliczeniu kary lub odsetek. Dzięki temu odbiorca może sprawdzić należność.
• Nota dla kontrahenta identyfikuje strony, zdarzenie i kwotę. Wystawca zachowuje dokumenty uzasadniające obciążenie.

Nota obciążeniowa przedstawia roszczenie, lecz jego skutki podatkowe trzeba ocenić osobno. Wyłączenie określonych kar umownych i odszkodowań z kosztów podatkowych przewiduje art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT⁶.

Jak zaksięgować otrzymaną notę obciążeniową?

Otrzymaną notę obciążeniową ujmuje się po sprawdzeniu, czego dotyczy zobowiązanie i czy kwota jest zasadna. Art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości wymaga wskazania miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach, z wyjątkiem przewidzianym w ust. 1a³.

• Podstawa noty wymaga porównania z umową, terminem płatności lub korespondencją dotyczącą zdarzenia.
• Zobowiązanie wobec kontrahenta ujmuje się w księgach zgodnie z tym, czego dotyczy obciążenie.
• Koszt podatkowy wymaga osobnej oceny. Zapis zobowiązania w księgach nie oznacza automatycznie prawa do zaliczenia kwoty do kosztów uzyskania przychodów.

Księgowanie noty odzwierciedla zobowiązanie, natomiast jego kwalifikacja podatkowa zależy od rodzaju należności. Według art. 15 ust. 1 ustawy o CIT koszt powinien służyć przychodom lub ich źródłu i nie podlegać wyłączeniu z art. 16 ust. 1⁶.

Jakie inne nazwy stosuje się dla noty obciążeniowej?

Nota obciążeniowa bywa nazywana notą księgową obciążeniową albo notą debetową. Zmiana nazwy nie wpływa na podstawę roszczenia ani sposób oceny kwoty. To treść dokumentu pokazuje, czy chodzi o karę, odsetki bądź inne obciążenie.
Art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że kara umowna należy się w zastrzeżonej wysokości, niezależnie od wysokości poniesionej szkody⁵.

Czym nota obciążeniowa różni się od noty korygującej?

Nota obciążeniowa przedstawia odrębne roszczenie wobec kontrahenta. Od 1 lutego 2026 r. nie wystawia się natomiast not korygujących do faktur, ani w KSeF, ani poza nim. Błąd na fakturze poprawia jej wystawca przez wystawienie faktury korygującej. Nota korygująca nie służy do zmiany kwoty należności czy podatku na fakturze.
Rodzaj dokumentu zależy od celu: zgłoszenia obciążenia albo poprawienia faktury⁹.

Kiedy kwota z wystawionej noty obciążeniowej stanowi przychód?

Kwota wskazana na wystawionej nocie obciążeniowej jest przychodem podatkowym, gdy przepisy nakazują rozpoznać dane świadczenie jako przychód. Samo wystawienie dokumentu nie określa jeszcze momentu jego powstania. Odsetki od zaległej płatności rozpoznaje się podatkowo po ich otrzymaniu, nie po samym naliczeniu. Przy karze umownej trzeba odróżnić wykazanie roszczenia od wpływu należności.

Czym jest prawidłowo sporządzona nota i kiedy można jej użyć?

Prawidłowa nota wskazuje strony, podstawę rozliczenia i kwotę, którą można ustalić na tej podstawie. Służy do dokumentowania rozliczeń, dla których faktura nie jest właściwym dokumentem. Jej treść musi odpowiadać rzeczywistemu zdarzeniu gospodarczemu.

Notą księgową można przenieść na nabywcę koszt niepodlegający VAT, na przykład opłatę skarbową.² O możliwości zastosowania noty rozstrzyga charakter należności, nie tytuł wpisany na dokumencie.

W jakich sytuacjach nota może dokumentować rozliczenie?

Nota może dotyczyć należności wynikającej z umowy albo wydatku przenoszonego na kontrahenta poza rozliczeniem fakturowanym. Podstawę powinien potwierdzać dokument źródłowy, choćby umowa lub potwierdzenie poniesienia wydatku. Z opisu noty musi wynikać zdarzenie uzasadniające żądaną kwotę.

Kiedy stosuje się notę zamiast innego dokumentu?

Nota zastępuje fakturę tylko wtedy, gdy dane rozliczenie nie wymaga wystawienia faktury. Liczy się rodzaj czynności, a nie wygoda wystawcy. Sprzedaży, którą należy udokumentować fakturą, nie można wykazać samą notą.

Tabela pokazuje, do jakich rozliczeń służą oba dokumenty.

Jakie dane są wymagane w nocie?

Na nocie należy umieścić oznaczenie i numer dokumentu, dane wystawcy i odbiorcy, datę wystawienia, opis operacji oraz jej wartość. Jeśli zdarzenie nastąpiło innego dnia, trzeba podać również jego datę. Dane powinny pozwalać rozpoznać rozliczenie i odnaleźć związane z nim dokumenty źródłowe.

Jak opisać podstawę i kwotę rozliczenia w nocie?

Opis noty powinien umożliwiać odbiorcy sprawdzenie, skąd wzięła się należność i jak ustalono jej wysokość.

• Podstawa rozliczenia wskazuje określoną umowę, decyzję albo dokument potwierdzający zdarzenie.
• Przedmiot obciążenia nazywa wydatek lub roszczenie dokumentowane notą.
• Wyliczenie kwoty przedstawia składniki należności, jeśli trzeba ją obliczyć.

Taki opis pozwala zestawić kwotę z noty z dokumentem stanowiącym podstawę rozliczenia.

Czym jest wzór noty księgowej i jak przygotować dokument do KPiR?

Wzór noty księgowej porządkuje pola potrzebne do sporządzenia dokumentu, który może być podstawą zapisu w KPiR, czyli księdze przychodów i rozchodów. Samo wypełnienie pól nie wystarczy. Możliwość ujęcia noty zależy od celu jej wystawienia oraz dokumentów potwierdzających rozliczenie.

Kiedy notę można ująć w KPiR?

Nota otrzymana od kontrahenta lub mu przekazana może być podstawą zapisu w KPiR, jeśli służy skorygowaniu wpisu wynikającego z dowodu obcego albo własnego.²
W pozostałych przypadkach jej użycie jako dowodu księgowego w KPiR wymaga dodatkowego potwierdzenia wyciągiem bankowym lub umową.² Przed dokonaniem wpisu trzeba więc ustalić, czy nota poprawia wcześniejszy zapis, czy dotyczy odrębnego rozliczenia.

Jakie pola powinien zawierać wzór noty?

We wzorze noty powinno znaleźć się miejsce na numer, dane stron, daty, opis zdarzenia, podstawę rozliczenia i kwotę. Druk noty księgowej GOFIN ma 2 strony.¹
Formularz pomaga uporządkować informacje, ale o przydatności dokumentu do zapisu przesądzają jego treść i podstawa rozliczenia.

Jak krok po kroku wystawić notę?

Notę wystawia się po ustaleniu, jakie zdarzenie ma dokumentować i jaka kwota z niego wynika.

• Podstawa rozliczenia wskazuje dokument lub zdarzenie, z którego wynika należność.
• Dane na nocie pozwalają rozpoznać wystawcę, odbiorcę oraz przedmiot obciążenia bądź uznania.
• Kwota na nocie musi odpowiadać wyliczeniu i dokumentom źródłowym.

Fakturowo.pl wskazuje przygotowanie noty w 2 egzemplarzach: oryginału dla odbiorcy i kopii dla wystawcy.¹⁰

Jak wykorzystać bezpłatny wzór noty?

Bezpłatny wzór noty może posłużyć jako układ dokumentu. Jego treść trzeba jednak dostosować do konkretnego rozliczenia.

• Pola wzoru należy wypełnić danymi stron oraz opisem zdarzenia, którego dotyczy nota.
• Podstawę i kwotę trzeba zestawić z umową, wyliczeniem lub innym dokumentem źródłowym.
• Gotową notę należy przechowywać z dokumentami uzasadniającymi zapis w KPiR.

Wypełniony formularz dokumentuje rozliczenie, ale nie zwalnia z oceny podstawy zapisu.

Jak przejść od wystawienia noty do zapisu w księgach?

Przed ujęciem noty w księgach trzeba ustalić podstawę rozliczenia, sprawdzić dokument i dobrać konto do treści operacji. Wystawiona nota wykazuje należność wobec kontrahenta. Zapis księgowy powinien oddawać charakter tej należności.

Jak wystawić i wypełnić notę krok po kroku?

Dane na nocie wpisuje się na podstawie dokumentu potwierdzającego zdarzenie gospodarcze.

• Wystawca noty ustala, czego dotyczy rozliczenie i skąd wynika jego żądanie.
• Wystawca noty podaje dane stron, daty, opis operacji oraz kwotę odpowiadającą wyliczeniu.
• Wystawca noty przekazuje ją kontrahentowi i zachowuje dokument stanowiący podstawę rozliczenia.

Kompletna nota pozwala powiązać wskazaną kwotę z konkretną operacją.

Jak ująć notę w księgach rachunkowych?

Notę księguje się na kontach właściwych dla operacji, po sprawdzeniu jej zasadności.

• Księgowy sprawdza, czy nota tworzy należność, zobowiązanie, czy zmienia wcześniejszy zapis.
• Księgowy przypisuje kwotę do odpowiednich kont rozrachunkowych i konta wynikowego.
• Księgowy zachowuje powiązanie zapisu z notą oraz dokumentem źródłowym.

O sposobie księgowania decyduje zdarzenie gospodarcze, a nie sama nazwa noty.

Jak wystawić notę w Małej Księgowości?

Przy przygotowywaniu noty w Małej Księgowości trzeba ustalić podstawę, strony i kwotę rozliczenia, tak samo jak poza programem. Użytkownik wpisuje dane operacji, zestawia kwotę z wyliczeniem i zachowuje dokument źródłowy. Późniejsze ujęcie noty zależy od rodzaju zdarzenia.

Czym nota różni się od faktury?

Nota dokumentuje rozliczenie inne niż sprzedaż wymagająca faktury. Faktura służy z kolei do dokumentowania czynności na zasadach określonych w przepisach o VAT. Rodzaj operacji rozstrzyga o wyborze dokumentu; wystawienie noty zamiast faktury nie zmienia opodatkowania sprzedaży.

Rodzaje not w świetle przepisów i zasad ewidencji

Noty można podzielić według wystawcy i przedmiotu rozliczenia. Tabela pomaga odróżnić operację wewnętrzną od rozrachunku z kontrahentem oraz przychodu wymagającego ujęcia w ewidencji.

Rodzaj noty daje kontekst, lecz sposób zapisu wynika z treści operacji.

Co ustawa o rachunkowości mówi o dowodach księgowych?

Ustawa o rachunkowości wymaga, by zapis w księgach opierał się na dowodzie potwierdzającym operację gospodarczą. Nota musi wskazywać strony, opis operacji, jej wartość i daty. Przed księgowaniem trzeba sprawdzić, czy dokument jest rzetelny i kompletny.

Jak ująć notę w Księdze Przychodów i Rozchodów?

Notę ujmuje się w Księdze Przychodów i Rozchodów po ustaleniu, czy stanowi podstawę zapisu oraz czy kwota jest przychodem lub kosztem podatkowym.

• Treść noty trzeba zestawić ze zdarzeniem gospodarczym i dokumentami źródłowymi.
• Kwota rozliczenia wymaga kwalifikacji zgodnej z jej charakterem podatkowym.
• Zapis w KPiR powinien prowadzić do noty i dokumentów uzasadniających rozliczenie.

Sama nota nie rozstrzyga, w której kolumnie i kiedy należy dokonać zapisu.

Jak ewidencjonować notę w wFirma.pl?

wFirma.pl pozwala wystawić notę przez ścieżkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » NOTĘ KSIĘGOWĄ.² W przypadku noty w walucie obcej wybiera się ją w polu WALUTA, w podzakładce ZAAWANSOWANE.¹¹

Przychód z wystawionej noty system ujmuje w KPiR w dacie jej rozliczenia. Płatność zapisuje natomiast według faktycznej daty zapłaty i zapłaconej kwoty.²
Ujęcie przychodu i odnotowanie płatności mają więc w ewidencji różne zadania.

Kto może wystawić notę księgową i w jakich okolicznościach?

Notę wystawia podmiot, który dokumentuje należność lub inne rozliczenie związane z konkretnym zdarzeniem. Może nim być przedsiębiorca albo organizacja. Odbiorcą bywa kontrahent, pracownik lub inny uczestnik rozliczenia; o zastosowaniu noty decyduje charakter należności.

Kiedy można wystawić notę?

Notę można wystawić, gdy istnieje podstawa żądania i możliwe jest ustalenie jego kwoty. Dokument może przedstawiać żądanie wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela.¹
Zgłoszenie roszczenia za pomocą noty nie oznacza jednak, że ubezpieczyciel przyznał odszkodowanie.

Jakie zdarzenia uzasadniają wystawienie noty?

Nota może dokumentować obciążenie pracownika kosztami szkody w mieniu firmowym.¹² Wysokość i podstawę żądania trzeba powiązać z okolicznościami powstania szkody. Wystawienie noty samo w sobie nie przesądza o odpowiedzialności pracownika.

W jakich rozliczeniach przedsiębiorcy stosują noty?

Noty służą rozliczeniom należności, których nie dokumentuje się fakturą sprzedaży. Stosuje się je również w rozliczeniach organizacji z członkami, między innymi przy składkach członkowskich.^10,13
Opis noty powinien jasno wskazywać, czego dotyczy należność.

Kto wystawia notę: wierzyciel czy dłużnik?

Notę obciążeniową wystawia zwykle wierzyciel żądający zapłaty od dłużnika. O roli stron przesądza to, kto zgłasza roszczenie, co pokazuje tabela.

Dokument wystawia strona dochodząca należności, nie ta, od której oczekuje się zapłaty.

Wystawianie i księgowanie różnych not – jakie zasady stosować?

Notę wystawia się i księguje zgodnie z treścią operacji, bez kierowania się wyłącznie nazwą dokumentu. Przed zapisem trzeba sprawdzić, czy zwiększa należność, tworzy zobowiązanie, czy zmienia wcześniejsze rozliczenie³.

Od czego zależy sposób zaksięgowania noty?

Sposób księgowania zależy od źródła należności, roli jednostki i zasad rozpoznania kwoty. Przy nocie odsetkowej należy oddzielić naliczenie od zapłaty. Nota uznaniowa może natomiast zmienić rozrachunek wykazany wcześniej. Sama nazwa dokumentu nie wyznacza konta ani momentu ujęcia podatkowego.

Jak zapisać notę w księgach?

Przed zapisem trzeba powiązać notę z dokumentem źródłowym i ustalić, jak operacja wpływa na rozrachunki.

• Osoba księgująca porównuje kwotę z noty z podstawą rozliczenia.
• Osoba księgująca wybiera konto kontrahenta oraz konto właściwe dla danej operacji.
• Osoba księgująca opisuje zapis tak, by można było odnaleźć notę i dokument źródłowy.

Zapis powinien pozwalać prześledzić rozliczenie od zdarzenia po saldo rozrachunku.

Jakie przepisy określają wymagania wobec dowodu księgowego?

Ustawa o rachunkowości określa wymagania dla dowodów będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Przy prowadzeniu KPiR obowiązują też przepisy dotyczące tej księgi i dopuszczalnych dowodów. Nawet poprawnie sporządzona nota nie przesądza o podatkowym charakterze kwoty³.

Co ustalić przed wystawieniem noty?

Przed wystawieniem noty trzeba wskazać strony, źródło roszczenia, sposób obliczenia kwoty i właściwy dokument. Treść noty powinna mieć oparcie w umowie, decyzji lub wyliczeniu. Jeśli rozliczenie wymaga faktury, nie można zastąpić jej notą.

Nota obciążeniowa, uznaniowa i odsetkowa – czym się różnią?

Nota obciążeniowa wykazuje kwotę do zapłaty, nota uznaniowa zmniejsza obciążenie dłużnika, a nota odsetkowa dotyczy naliczonych odsetek. Według celu wystawienia wyróżnia się noty obciążeniowe, uznaniowe oraz obciążeniowo-uznaniowe.¹ Fakturowo.pl wskazuje 3 rodzaje w tym podziale.¹⁰

Tabela zestawia skutki poszczególnych not dla rozrachunku z przedmiotem dokumentu.

Dane w tabeli: 1,10,14

Nota odsetkowa określa, czego dotyczy obciążenie, lecz nie jest odrębnym rodzajem we wskazanym podziale. Przy księgowaniu odsetek trzeba rozróżnić ich naliczenie i zapłatę.

Jakie skutki w rozliczeniach może mieć błędna nota?

Błędna nota księgowa może zniekształcić należność lub zobowiązanie. Kontrahent i księgowy opierają bowiem rozliczenie na danych wpisanych do dokumentu. Pomyłka w kwocie zmienia rozrachunek, a niejasny opis utrudnia powiązanie noty ze zdarzeniem. Jeśli notę już zaksięgowano, trzeba sprawdzić także dokonany zapis.

Sprostowanie pomyłki powinno wskazywać poprawiany dokument i prawidłową treść rozliczenia. Nota księgowa może służyć do poprawiania wcześniejszych dowodów księgowych dotyczących operacji nieopodatkowanych VAT.^2,15
Treść poprawionego dokumentu musi być zgodna z odpowiadającym mu zapisem¹⁶.

Jak porównać kwotę z noty z należnością i dokumentami źródłowymi?

Kwotę na nocie trzeba zestawić z podstawą roszczenia, wyliczeniem i historią zapłat. Pozwala to ustalić właściwe saldo rozrachunku.

• Umowa pozwala sprawdzić źródło należności i sposób obliczenia kwoty. Zachowaj ją z notą, jeśli uzasadnia obciążenie.
• Wyliczenie należności pokazuje, czy składniki sumują się do kwoty wpisanej na nocie. Dołącz je do dokumentacji, jeśli należność wymaga obliczenia.
• Wyciąg bankowy potwierdza otrzymaną zapłatę. Porównaj go z notą, gdy saldo zależy od uregulowanej części należności.

Dokumenty pomagają odróżnić kwotę żądaną od tej, która pozostaje do zapłaty.

Lista kontrolna danych na nocie przed jej wystawieniem

Nota musi identyfikować strony i operację gospodarczą, a także wskazywać jej wartość oraz datę.^13,15
Numer ułatwia odnalezienie dokumentu przy rozrachunku. Opis operacji wyjaśnia natomiast, skąd wynika żądana kwota.

• Numer identyfikacyjny noty odróżnia dokument od innych not wystawcy.
• Dane stron pozwalają ustalić, kto wystawia notę i kto ją otrzymuje.
• Data wystawienia noty wskazuje dzień sporządzenia dokumentu; data operacji określa moment dokumentowanego zdarzenia.
• Opis operacji i wartość wiążą kwotę z określoną podstawą rozliczenia.

Podpis na nocie nie przesądza sam o prawidłowości dokumentu. Sposób potwierdzenia zależy od wymagań właściwych dla danego dowodu księgowego.

Jedno rozliczenie, różne nazwy dokumentu – jak uniknąć pomyłki?

Rodzaj noty należy ustalać z treści rozliczenia, a nie wyłącznie z nazwy w nagłówku.

• Przedmiot dokumentu trzeba powiązać ze zdarzeniem: obciążeniem, uznaniem albo naliczeniem odsetek.
• Strony rozliczenia należy rozpoznać według ich ról jako wystawcę, odbiorcę, wierzyciela i dłużnika.
• Skutek dokumentu trzeba zestawić z saldem należności lub zobowiązania. To pokaże, czy kwota zwiększa saldo, czy je zmniejsza³.

Opis operacji pozwala poprawnie zaksięgować rozliczenie, nawet gdy dokument nazwano inaczej niż pozostałe noty dotyczące podobnych zdarzeń.

Czy noty księgowe i obciążeniowe trafiają do KSeF?

Noty księgowe, również obciążeniowe, nie trafiają do KSeF jako faktury ustrukturyzowane. Według przytoczonej interpretacji Dyrektora KIS nota nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Nie podlega więc obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych.⁸

Czy notę księgową przesyła się do KSeF?

Notę przekazuje się poza KSeF, natomiast do faktury stosuje się zasady fakturowania w tym systemie. Tabela zestawia status obu dokumentów, cel ich wystawienia oraz sposób przekazania.

Samo wskazanie kwoty do zapłaty nie zmienia noty obciążeniowej w fakturę.

Jak zakwalifikować notę jako dowód i ująć ją w księgach rachunkowych?

Notę można ująć w księgach rachunkowych po sprawdzeniu, czy spełnia wymogi dowodu księgowego i opisuje rzeczywistą operację. Może być podstawą zapisu, jeśli zawiera informacje wymagane od takiego dowodu.²

• Kontrola formalna obejmuje sprawdzenie stron, dat, opisu operacji i wartości wskazanej na nocie.
• Kontrola merytoryczna wymaga porównania noty z podstawą rozliczenia oraz oceny zasadności kwoty.
• Dekretacja, czyli określenie sposobu księgowania, przypisuje kwotę do odpowiednich kont i okresu sprawozdawczego.

Zapis księgowy powinien pozwalać odnaleźć notę oraz dokumenty, na których opiera się rozliczenie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy nota księgowa może być używana zamiast faktury?

Tak, jeśli rozliczenie nie wymaga faktury. Nota nie może zastąpić faktury przy sprzedaży objętej obowiązkiem fakturowania.

Kto powinien udowodnić zasadność roszczenia wykazanego w nocie?

Osoba, która wywodzi z roszczenia skutki prawne. Nota sama nie potwierdza, że żądana kwota jest zasadna.

Czy do żądania kary umownej trzeba wykazać poniesioną szkodę?

Nie. Kara umowna należy się w zastrzeżonej wysokości niezależnie od wysokości poniesionej szkody.

Czy karę umowną można zastrzec za niewykonanie zobowiązania pieniężnego?

Nie. Zgodnie z artykułem kara umowna może dotyczyć niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego.

Kiedy odsetki z noty stają się przychodem podatkowym?

Odsetki od zaległej płatności rozpoznaje się podatkowo po ich otrzymaniu, a nie w chwili naliczenia.

Czy naliczone, ale niezapłacone odsetki można zaliczyć do kosztów podatkowych?

Nie. Artykuł wskazuje, że ustawa o CIT wyłącza takie odsetki z kosztów.

Czy notą można przenieść na kontrahenta opłatę skarbową?

Tak, artykuł podaje opłatę skarbową jako przykład kosztu niepodlegającego VAT, który można przenieść na nabywcę notą.

Jakie dokumenty warto zachować na poparcie kwoty z noty?

Warto zachować dokumenty źródłowe uzasadniające rozliczenie, takie jak umowa, korespondencja, wyliczenie lub potwierdzenie poniesienia wydatku.